Job description

Requirements

  • Entry level
  • No Education
  • Salary to negotiate
  • Marseille

Description

Contexte


- Participer au suivi et à la mise en oeuvre de la gestion administrative et financière des demandes de subvention et des marchés publics
- Organiser et assurer le suivi physico financier des dossiers de demandes de subvention attribués
- Contrôler le respect des procédures administratives, techniques pour l'instruction et la notification de ces dossiers de demandes
- Garantir l'accueil physique, téléphonique et courriel des porteurs de projets et des partenaires extérieurs
- Veiller à l’actualisation des tableaux de bord de suivi des dossiers attribués

Missions ou activités ponctuelles


- Garantir la constitution et la complétude des dossiers administratifs
- Mettre à jour le tableau de suivi à chaque étape du processus
- Garantir la relation avec les structures
- Préparer et vérifier des documents transmis à la cellule financière
- Assurer la saisie des données d'enrôlement des dossiers sous ASTRE
- Assurer le traitement financier des paiements
- Préparer les lettres d’engagement et les divers courriers aux structures
- Gérer l’archivage des dossiers sous les logiciels ASTRE et PHARE
- Contribuer activement à la préparation, l’exécution et le suivi des sessions
- Compléter les tableaux de gestion
- Collaborer activement à la préparation et au suivi du budget et des diverses enquêtes
- Etre force de proposition sur de nouveaux outils de gestion et de suivi
- Rédiger des notes de synthèse notamment sur les process pour une culture et mémoire partagées dans le Service

Compétences et qualités requises


Unité Savoirs théoriques complémentaires


- Connaissance du fonctionnement et de l’organisation des services régionaux
- Connaissance de l’environnement des associations
- Connaissance des procédures administratives et de gestion financière de l’Institution
- Connaissance du processus de traitement des demandes de subventions
- Connaissance en matière de comptabilité privée des associations

Savoir-faire


- Maitrise des outils bureautiques, du logiciel ASTRE GS /GF ainsi que PHARE
- Comprendre, analyser et mettre en œuvre les réglementations et les procédures
- Organiser son travail et ses dossiers
- Gérer ses priorités
- Analyser et synthétiser
- Etre force de propositions opérationnelles

Savoir-être


- Sens du service public
- Discrétion
- Autonomie
- Rigueur et implication
- Méthode et organisation
- Anticipation
- Réactivité
- Disponibilité
- Aptitude relationnelle et sociabilité
- Sens du travail en équipe
- Sens des priorités et des responsabilités
- Capacité d'écoute

Formations et diplômes


Niveau Bac et /ou expérience confirmée dans le domaine de la gestion administrative et financière

Poste


Profil recherché


Caractéristiques, modalités et contraintes du poste


Contraintes et spécificités du poste

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