Carmenza Andrade in Emprendedores y Empresarios, Comercio exterior, compras, negocios internacionales, Educación y Formación Directora Ejecutiva • SMART Logistic de Colombia Ltda Jul 22, 2020 · 5 min read · +200

Documentos para hacer Exportaciones

  • Les doy la bienvenida para hablar sobre los documentos que se requieren para realizar una exportación.

    https://www.youtube.com/watch?v=nxPL81qU4cI

    Para que la información quede precisa, voy a definir la base documental en dos grupos, el primero, conformado por los documentos que el exportador de manera directa debe generar y los que debe tramitar y, el segundo grupo estará atendido por los actores que intervienen en la cadena logística y que por su mediación aparecen conforme el servicio que se contrata, independiente del término de negociación, Para esta explicación los vamos a conocer como documentos generados por terceros. voy a hacer un paréntesis (es imperioso aclarar que el INCOTERM define cuál de las dos partes –exportador o importador- contrata los servicios logísticos y por tal razón debe de estar atento a la base documental generada en el proceso).

    Bien, los documentos que aparecen previos a la exportación son:

    • El contrato internacional: el cual se negocia entre las partes y se establecen las pautas del cómo se realizará esa compraventa internacional, atendiendo pormenores como el Incoterms y su versión, lugar de entrega dependiendo de éste, valor del contrato o cantidades a abastecer en un determinado periodo de tiempo, cláusulas de cumplimiento, responsabilidades de propiedad intelectual, puntos geográficos de distribución, en fin, todas las particularidades que involucran el ejercicio de la compraventa internacional y que sea beneficioso para ambas partes.
    • Factura Proforma: Una vez los involucrados acuerdan sellar ese pacto comercial, se establecen las ventas, en principio la cotización inicial por así decirlo, será la factura proforma, que se hace con el fin de iniciar la venta internacional y se destacan no solo las cantidades y valores, sino que se deja constancia de los tiempos en los que se despachará la carga, la forma de pago y demás información ajustada a las necesidades de esa exportación. Recordemos que La factura proforma es un documento informativo previo a la factura comercial, que será la definitiva.

    Una vez la negociación queda en firme, el exportador deberá alistar los documentos que le compete realizar y los que se deben tramitar ante entidades de los estados, dependiendo la naturaleza del producto para que pueda salir del país de origen y así mismo, si es el caso, pueda enviar los que corresponde a su cliente y en el momento de la importación todo esté conforme también.

    Voy detallar los documentos que el exportador debe tramitar de manera directa, a causa de la venta internacional, y estos son:Documentos para hacer Exportaciones

    • Factura comercial, que es la formalización de la proforma, este documento define la responsabilidad de vender, conforme a un Incoterms y su versión, valor, lugar de entrega y tiempos para la misma, moneda de negociación, cantidades, medio de pago, en fin, todos los aspectos que se pactaron previamente.
    • También será responsable de emitir (cuando sea necesario) la lista de empaque, que más que comercial, es un documento de carácter logístico, debido a que en este documento se profundiza la información del producto en su descripción, pesos neto y bruto, volumen, indicación de cada unidad de carga, manipulación, etc.
    • Un tercer y cuarto documento del cual es autónomo el exportador en su elaboración son las Fichas técnicas y manuales de uso, ya que estos documentos consolidan detalles específicos de los productos, tales como características técnicas, de funcionamiento, aplicación, cantidades, armado o ensamble de partes, almacenamiento, fechas de vencimiento y demás información que sea relevante para el almacenamiento, uso o trabajo, al igual que el modo de desechar del producto, cuando sea el caso.

    Sin embargo hay otros documentos, que si bien el exportador los debe entregar para el procedimiento aduanero de exportación o importación para su cliente, según corresponda, no tiene la potestad de emitirlos de manera directa o autónoma, porque dependerá de las autorizaciones que las entidades estatales avalen en la legalidad, calidad o elaboración del producto para la exportación.

      • Estos son por ejemplo en primera instancia los certificados de origen para que el importador pueda acogerse a beneficios arancelarios, y los cuales se tramitan con entidades específicas de cada gobierno, además, éstos ayudan a identificar el origen nacional o regional del producto, del mismo modo se convierte en coadyuvante de las estadísticas de producción nacional;También encontramos la hoja de seguridad, es el documento que describe los riesgos de un material peligroso y suministra información sobre cómo se puede manipular, usar y almacenar o desechar con seguridad, siendo una herramienta de orden logístico, administrativo, legal y aduanero.

        - Los registros de orden sanitario, por su parte los emiten las entidades encargadas de la seguridad sanitaria de los países, en productos del sector de medico para humanos y veterinaria, alimentos, agropecuarios, cosméticos, aseo entre otros para garantizar la calidad de este grupo de productos.

        - Los vistos buenos y permisos se tramitan con las entidades que correspondan conforme la naturaleza de la mercancía y su vigilancia y control, por ejemplo los permisos anuales para la exportación de hidrocarburos o especies vegetales, cada uno de éstos se tienen que formalizar con las entidades que competen a su sector económico.

        - En cuanto a las certificaciones de calidad, se tramitan con organismos avalados y acreditados en instancias internacionales y de los cuales cada exportador deberá acogerse de manera previa al cumplimiento de requisitos que involucran la norma que se desea por medio de auditorías internas y externas ajustando los estándares de calidad del producto o servicio.

        - Por su parte la certificación de conformidad prueba la libre circulación de productos que requieren ser homologados y registrados, éstas certifican el Sistema de gestión de calidad; calidad del producto; y competencia técnica del mismo, con el fin de garantizar la normativa de las mercancías en un espacio geográfico determinado, hoy en día exigibles para una gran gama de productos alrededor del mundo.

        - Las declaraciones de cambio, (en el caso de Colombia) son los documentos que soportan los cambios internacionales y son el resultado de la operación del movimiento de divisas, éstas ayudan a verificar que el exportador recibe los pagos conforme a una venta legal a nivel internacional, independiente del medio de pago utilizado.

        - otros serán los análisis de laboratorio, que hacen parte de la metrología y que se llevará a cabo por organismos competentes y que atan a la conformidad de los productos y que aseguran la protección al consumidor final.

        - Los registros de etiquetado enlazan al producto con temas de propiedad intelectual, confidencialidad, uso de marca, signos, colores, olores, formas, etc., es decir, todo lo que involucra el reconocimiento de un bien en el mundo y que puede acarrear inconvenientes cuando no se dan los permisos para su comercialización o explotación en un lugar determinado.

        - Los certificados de exportación pueden cambiar de nombre dependiendo el lugar de origen de las cargas. En general es el documento que avala que la exportación se dio con la normativa aduanera del lugar de origen y muchas veces puede ser solicitado por el importador para su procedimiento de legalización cuando son productos del área pecuaria, agrícola o explotación maderable debido a la protección que se exige sobre especies amenazadas en flora y fauna.

        - Las certificaciones de códigos de barras, son documentos legales que responden a las necesidades logísticas de identificación de productos a nivel internacional cuando se exigen en las etiquetas y que dependiendo el destino cambia su codificación. Los códigos de barras automatizan procedimientos y reducen los errores humanos al igual que ayudan a tener una trazabilidad sobre los bienes que se encuentran en el comercio.

        A nivel general todos estos documentos se deben tramitar con tiempos especiales de manera previa al proceso de exportación con el fin de tener el dossier completo en el momento de la actuación aduanera para legalizar el régimen e impedir retrasos o malas experiencias con el cliente en el exterior. Hay otros documentos especiales como por ejemplo la Certificación de inmunidad de maderas, para las cargas que tienen como embalajes huacales o pallets de este material, y se deben tener por la sensibilidad a plagas del mismo.

        • Resumiendo los documentos que el exportador debe gestionar dependerán de, la modalidad de exportación, debido a que según la manera en que se exporte el bien así mismo los documentos se emiten o tramitan con las entidades en origen.
        • Otra circunstancia está dada a la naturaleza del producto, dependiendo esta condición así mismo el exportador debe organizar el procedimiento atendiendo la normativa documental del producto.
        • Y otra condición son las causas especiales que pueden surgir por circunstancias políticas, económicas, de salud pública o bioseguridad, monetarias entre otras. Situaciones que pueden cambiar de manera momentánea para atender emergencias, por ejemplo, en el caso de desastres naturales o de orden público.

        Ahora los documentos que aparecen por la actividad logística de la exportación y son los que denominaremos documentos emitidos por terceros, porque el exportador no los genera, de manera directa.

        Estos son:

        • - El documento de transporte, que surge de la contratación del servicio a nivel internacional y que lo emite la agencia de carga; este documento define la legalidad del transporte internacional, y se convierte en el contrato de la prestación del servicio; además es un título valor, el cual se puede endosar con todas las obligaciones legales y aduaneras del caso. El documento de transporte puede tener incluido en el mismo la certificación de fletes o puede estar por aparte. La certificación se emite con fines aduaneros y ayudará a justificar el valor del transporte internacional y será pieza clave para la valoración aduanera y así mismo liquidar los correspondientes impuestos en el lugar de destino.
        • - Otro documento emitido por terceros son las pólizas de seguro a la mercancía, que es el contrato que se realiza con la agencia de seguros; este contrato puede cubrir lo referente al traslado, manipulación, transbordos, almacenajes temporales, etc., conforme el pacto de la prima del seguro sobre el valor de la mercancía a asegurar. En el caso de Colombia, el valor liquidado de la prima del seguro, hace parte del valor en aduanas de la mercancía, por tal motivo se convierte no solo en necesario para evitar pérdidas durante la logística internacional con posibles siniestros, sino que es uno de los valores que hacen la base gravable en términos tributarios. Al igual que con el documento de transporte, la póliza del seguro se convierte en la certificación del servicio del seguro internacional y por ende pasa a ser un documento soporte en la actuación aduanera, dependiendo del término de negociación pactado en la compraventa internacional.
        • - De acuerdo con el Decreto 1165 de 2019, Regulación Aduanera colombiana en su artículo 2, principios generales, se define así la “Autorización de embarque. Es el acto mediante cual la administración aduanera permite la salida del Territorio Aduanero Nacional de las mercancías que han sido sometidas al régimen de exportación.” Pues bien, esa autorización está materializada en el documento autorización de embarque.
        • - Declaración de exportación o documento aduanero de exportación: es el que contiene los datos que determinan las características de la mercancía exportada, con el fin de conocer su identidad, exportador, importador, valor negociado y demás datos que la identifican. Siendo además el último documento que aparece en la operación exportadora a nivel aduanero y que se genera de manera automática desde la autoridad de aduanas de cada país.


    Entonces para dejar en claro, los documentos de exportación se dan en las siguientes líneas:

    • En primera instancia Los que debe emitir el exportador de manera directa, dependiendo su producto o sector económico
    • En segunda medida los que debe tramitar la parte exportadora ante las entidades del estado o entes reguladores con el fin de garantizar no solo la calidad del producto sino la autorización para estar en el mercado local e internacional.
    • Y por último los documentos que aparecen por la actividad logística y que emiten cada uno de los actores en la cadena internacional, pasando incluso por la misma autoridad aduanera.

      Espero que esta información haya ayudado a esclarecer dudas alrededor de este tema. Recuerden que en nuestra página pueden encontrar más información: https://smartdecolombia.com

      • Desde Smart de Colombia y el CELA Empresarial nos sentimos felices al poder asistir a quiénes​ requieran de respuestas precisas para la consecución de procesos amables en el comercio y la logística Internacional.

        Smart te entrena