LA BATALLA POR TU ATENCIÓN (Como ganar la batalla y recuperar el Control)

LA BATALLA POR TU ATENCIÓN (Como ganar la batalla y recuperar el Control)

Tu atención determina tu experiencia y las experiencias determinan tu vida. En consecuencia, si quieres tener control de tu vida tienes que comenzar por revisar tu ATENCIÓN. 

Todos sabemos que hoy en día tenemos disponibles; más información de la que necesitamos, más herramientas/tecnología de las que podemos utilizar y/o comprender y más tareas de las que podemos realizar. Este exceso de información, recursos y tareas genera un efecto inverso en nuestra productividad y una sobrecarga en nuestra capacidad de discernimiento.

Este fenómeno nos lleva a un sin número de distracciones que hacen que no podamos controlar nuestras vidas. Nos levantemos cada día preguntándonos, con qué me encontraré hoy? y al final del día, nos damos cuenta que lo que hicimos es diferente a lo que habíamos planeado.

Tenemos tanta información que no podemos identificar cuál es la necesaria, tantas herramientas y tecnologías que no sabemos cuál es la más efectiva y tantas tareas que no sabemos por cuál empezar. Conclusión, tomamos la información más visible (en lugar de la información clave), con las últimas herramientas/tecnologías disponibles (que no son las adecuadas) y apuntando a la tarea que nos acorrala (que lejos está de ser la más importante). Este ciclo nos lleva a una situación de estrés y de perdida de control sobre nuestro día a día.

Qué podemos hacer para revertir este ciclo, tomar el control y ser más productivos?...... 

HABLEMOS DE PRODUCTIVIDAD

En primer lugar, tenemos que entender que en términos de productividad (en los tiempos que corren) MÁS significa MENOS, menos productividad.

El exceso de información nos dificulta encontrar la información clave (la aguja en el pajar), cada vez es más difícil encontrar un mail, un dato fiable en internet, un archivo importante en el ordenador, etc.. Existen millones de Spams e información inútil que recibimos y acumulamos y nos hacen perder el foco y el tiempo. 

Utilizamos las ultimas herramientas/tecnologías disponibles sin analizar si son realmente efectivas para lograr el objetivo buscado. Tenemos miles de aplicaciones y programas que muchas veces no entendemos, que hacen cosas (o que nos hacen hacer cosas) que no necesitamos y que por lo general nos demandan más tiempo del que deberíamos utilizar para ser productivos.

Si hablamos de tareas, el slogan es, “si puedes hacer dos tareas bien, entonces puedes hacer 3 y 4”, o quizás más si comienzas a hacer varias cosas al mismo tiempo, pero…. Qué sucede si seguimos incrementando el número de tareas? ... Comenzamos a colapsar, a incumplir, a perder calidad, oportunidad, y lo más importante, a perder el control sobre lo que debemos hacer.

Recibimos mails/mensajes/alertas/audios/visitas/interrupciones todo el tiempo con demandas que implican tareas que no teníamos en nuestro radar, y que hacemos?... por naturaleza y responsabilidad intentamos responder a todos (importantes o no), queremos cerrar el tema, si es posible, o postergarlo.

Estas demandas externas imprevistas (laborales, familiares, sociales, etc.) se mezclan con la tareas programadas y comienza una batalla incansable por obtener nuestra atención. En esta batalla, no hay tiempo para pensar, ganan las tareas que implican un conflicto con un tercero, las que amenazan nuestro ego, las que nos dejan socialmente expuestos, las que nos alejan por un instante de la locura, etc., etc., no hay tiempo para la típica clasificación entre importante y urgente, y cuanto más acorralado estamos, más nos alejamos de nuestra productividad y buscamos refugio en cosas que nos saquen por un instante de la batalla (redes sociales, TV, series, etc.), esas que nos llevan a un mundo paralelo y a un estado de stand by.

DESPEJANDO VARIABLES

Si queremos tomar el control de nuestro día a día, primero tenemos que analizar nuestra atención para conocer cuales son los contaminantes sobre las tres variables (información, recursos y tareas) y luego diseñar un plan para reducir, mitigar o eliminar esos contaminantes. (Ver Anexo TIPS para mejorar la productividad y eliminar las distracciones)

Esta descontaminación nos va a proporcionar tiempo adicional, el cual debemos utilizar para identificar, a) cuales son las tareas que quiero que formen parte de mi atención diaria, b) que información me interesa que sea analizada por mi atención y, c) cuales son los recursos más eficaces que debo utilizar para cumplir con mi objetivo. Para ello, debemos aplicar los cuadrantes “Importante/No importante/Urgente/No Urgente”.

IMPORTANTE Y URGENTE --> HACER : Hacerlo ahora

IMPORTANTE Y NO URGENTE --> DECIDIR : Destinar una hora especifica para hacer la tarea

NO IMPORTANTE Y URGENTE --> DELEGAR : Quien puede hacerlo por ti?

NO IMPORTANTE Y NO URGENTE --> ELIMINAR : Borrar estas tareas por completo

La identificación de estas variables nos permiten poner en primer plano cual es el foco de nuestra atención para luego iniciar el proceso de planificación.

PLANIFICANDO LA BATALLA

La planificación consiste en partir de una agenda semanal en blanco, ubicando en primer lugar las tareas “foco”, identificadas anteriormente, de acuerdo al mejor momento del día para realizarlas (por ej. las más complejas a media mañana, las tareas de organización y planificación a primera o ultima hora de la jornada, etc.) , luego debemos incluir en la agenda ciertos lapsos (dependiendo de cada uno) de entre 5 y 10 minutos, sin tarea especifica, para reflexionar sobre la calidad de nuestra atención y evaluar si estamos en línea con nuestra planificación.

Los espacios restantes en la agenda debemos cubrirlos con la planificación diaria(realizada al fin de la jornada anterior) en función a las tareas que van surgiendo y siempre considerando los cuadrantes “Importancia/Urgencia”.

Es clave bloquear en la agenda un espacio de entre 15 y 20 minutos al finalizar la jornada, destinado a la planificación del día siguiente.

RESISTIENDO PARA GANAR

Finalizada la planificación, solo resta respetarla y defenderla para honrar lo que para nosotros es importante y utilizar los espacios de reflexión para evaluar si nos hemos alejado de nuestro FOCO. 

Practicar el control de nuestra atención no nos garantiza eliminar todas las distracciones del día, pero comenzar a reconocerlas y desarrollar nuestra capacidad de atención a través de los hábitos mencionados, es un paso importante para que tu experiencia refleje lo que verdaderamente es importante para ti y así puedas controlar tu día a día.  

Si lo logramos, vamos a generar un gran impacto en nuestra productividad y habremos ganado la batalla por recuperar nuestra ATENCIÓN y el CONTROL de nuestra vida.

TIPS para mejorar la PRODUCTIVIDAD y eliminar las distracciones

> Crear una lista de cosas (que afectan nuestra atención) que debemos dejar de hacer, ejemplos:

  • Información: dejar de ver las noticias por la noche, eliminar el push-up de noticias o de redes sociales, leer notas o ver videos de redes sociales sin contenido, estar copiado en mails innecesarios, etc.
  • Recursos y tecnología: Eliminar las aplicaciones innecesarias, limitar el tiempo de uso de ciertas aplicaciones, customizar las listas de bloqueos de mail e indeseables, limitar la participación en grupos de chat, utilizar los estados de chats (no molestar), etc.
  • Tareas: Revisión de mails innecesarios, respuestas de mensajes que podemos delegar, reuniones o Calls improductivos, tiempos muertos, tareas No importantes Ni Urgentes, etc.

> Automatización de tareas, clasificadas en tres tipos, ej:

  • Tecnológicas: respuesta automática de mails, clasificación automática de mails, archivos compartidos, etc.
  • Procesos: estandarizar una rutina, como por ej. el inicio de la jornada laboral o una tarea repetitiva (el cerebro actúa por repetición y simplificación), etc.
  • Templates: lista de distribución por email, estandarizar procesos via templates, seguimiento de tareas con tableros de control, etc.

> Estrategia de respuesta a interrupciones, ej: generar horarios específicos para interrupciones recurrentes (principalmente en open space) ej. aprobación de pagos, revisión de documentos, evacuar dudas de equipo, etc.

> Bloquear momentos de concentración sin interrupción, ej: aislarse en una sala para resolver un asunto, salir de la oficina o cambiar de ámbito, poner una señal que indique “no molestar” cuando necesitas focalizarte, etc.

> Decir un NO Positivo ante un pedido que no puedes realizar, es decir, primero debes reconocer (a ti mismo) que no puedes hacerlo en función a tus prioridades, luego dejar en claro (sin ambigüedades) a la otra persona que no puedes hacerlo y finalmente mostrar tu compromiso con la otra persona y ofrecerle una solución alternativa para ayudarlo a resolver el problema.

> Entender que los recursos y el tiempo son limitados: dejar que nuestra agenda muestre nuestra disponibilidad, dejar que nuestra agenda diga "NO".

> Crear una rutina de inicio y cierre de jornada que permita, por ej.: revisar mails, planificar el día o el día siguiente, identificar las 3 grandes tareas que sí o sí debes realizar en el día, organizar el escritorio, programar reuniones, etc. 

> Realiza una tarea por vez: cuando necesites focalizarte, pon tu Smartphone en modo silencio, abre solo una pantalla en tu computadora, otórgale a tarea plena atención hasta terminarla o hasta el punto de corte designado.

> Desconéctate: realiza un corte durante el día de al menos 30 minutos para alejarte de tu computadora e intentar desconectarte por completo (sin tecnología), comienza tomando intervalos más cortos de entre 10 y 15 minutos hasta llegar al objetivo.

> Toma notas de tu mente: Nuestra mente está acostumbrada a vagar, es necesario darse cuenta cuándo nuestra mente se está desviando para enfocarla suavemente hacia donde lo deseamos. Si piensas en una pequeña tarea importante mientras estas concentrado, anótala en un bloc de notas y vuelve a ella más tarde. 

Daniel Adrián Manegli