Daniela M. de S.Valenzuela en IFB, Moeda Digital, kriptacoin & Bitcoin cadista 16/9/2017 · 5 min de lectura · ~10

Cloud

Administracion y creación de sistemas Cloud

La nube es un modelo de consumo de tecnología que está revolucionando la manera en la que las empresas implementan procesos de gestión. Si antiguamente todas las organizaciones se veían obligadas a adquirir tanto hardware como software para satisfacer sus necesidades de TI, en la actualidad disponen de muchas más opciones, con ventajas y ahorros significativos.

Cloud


¿Qué es la nube?

No es otra cosa que un conjunto de servidores alojados en centros de datos repartidos por todo el mundo y conectados a Internet, en los que se dispone de capacidad de cómputo, redes y almacenamiento, y se ofrecen a las empresas en modalidad de pago por uso. Eso evita todo tipo de inversiones. Desde las primeras y más significativas, hasta las incrementales y sucesivas, y también el mantenimiento de las mismas. Convierte el inmovilizado en activos informáticos en un coste mensual transparente y predecible.

¿Para qué sirve la nube?

Probablemente la estemos ya utilizando sin habernos dado cuenta. Un caso muy habitual es la gestión del correo electrónico. A día de hoy casi ninguna empresa gestiona internamente las infraestructuras de correo, que suponen tanto inversión en hardware como en software. Se contratan los buzones y se externaliza el servicio, de tal forma que añadir o reducir el número de buzones es una tarea sencilla e inmediata. Con el valor añadido que no tenemos que preocuparnos ni de la disponibilidad ni de la seguridad de los datos

La nube también podemos aprovecharla para establecer entornos de colaboración (vídeo conferencias, chats, edición compartida de documentos, portales), hospedar sitios web y blogs, crear y alojar aplicaciones corporativas, gestionar copias de seguridad cifradas con avanzados sistemas de recuperación de datos, hacer streaming de audio y vídeo, entregar software a petición, o poner en marcha soluciones de Business Intelligence para analizar datos y con ello detectar patrones y hacer predicciones que ayuden a la toma de decisiones en los negocios.

Básicamente la nube ofrece tres tipos de servicios: Infraestructura como Servicio (IaaS), Plataforma como Servicio (PaaS) o Software como Servicio (SaaS).

En Efficientic entendemos que todo este paradigma del cloud computing puede resultar algo complejo para las empresas, acostumbradas a albergar sus datos dentro de las oficinas y servidores locales, pero afortunadamente aspectos tales como la disponibilidad, seguridad y confidencialidad de los datos están más que resueltos.

Además, si el cliente deseara hacer modificaciones, el servicio sería inmediato pues Efficientic ofrece, entre sus otros servicios, soluciones de asistencia remota.


Por otro lado, fabricantes como Microsoft son capaces de aportar soluciones para todas las necesidades empresariales, con sus tres grandes propuestas en la nube: Office 365 (para las comunicaciones, colaboración y herramientas de productividad personal), Dynamics 365 (software de gestión empresarial ERP y CRM) y Azure (su plataforma de servicios empresariales cloud).

La nube dispone de sistemas de gestión documental destinados a potenciar el rendimiento de las empresas. Existen múltiples opciones en el mercado que se han convertido en una presencia constante entre todo tipo de negocios. Uno de los motivos por los que estos sistemas se han vuelto tan populares es que permiten automatizar los procesos más frecuentes, aportando funciones que los profesionales pueden utilizar con suma sencillez. ¿Quieres saber más sobre sus ventajas?

Gracias al poder de los entornos en la nube los software de gestión documental facilitan que los usuarios tengan la oportunidad de trabajar a distancia con la documentación estén donde estén. No importa si su punto de acceso se encuentra en casa o en el trabajo, dado que lo único necesario es conectarse al servicio que se propone en cloud. Además, hay grandes ventajas de las que se benefician quienes usan estos sistemas. Te las detallo a continuación:

Incremento de la productividad

No siempre es fácil aumentar los niveles de productividad. En ocasiones nos encontramos con barreras que nos lo impiden sin saber por qué. Con el uso de un sistema de gestión documental es posible recibir el apoyo que se necesita para conseguirlo. El motivo es que disponemos de una forma adecuada de organizar archivos, de medir los niveles de productividad y de analizar el rendimiento de la empresa para saber cuáles son los posibles resultados a los que se puede llegar.

Mejor servicio al cliente gracias a un sistema de gestión documental

No hay duda de que mantener satisfecho al cliente es primordial en un negocio. En este sentido nos vamos a beneficiar mucho de tener acceso a una base de conocimiento tan amplia como la de este servicio que permitirá a los clientes tener acceso a todo tipo de información, solución de errores o documentos. Es una buena manera de simplificar los procesos de aprendizaje para satisfacer al cliente.

Disminución de costes

Las obligaciones financieras son un problema para cualquier empresa que está comenzando, lo que lleva a que se tengan que reducir costes para que el negocio dependa lo menos posible de su perspectiva financiera. Lo mejor es eliminar el papel, que puede ser un recurso que a lo largo de un año represente un gran gasto. En su lugar es preferible usar el soporte de transmisión de información de sistemas informáticos en lo que el sistema de gestión se acaba convirtiendo en un paso determinante.

Ahorro de tiempo con un sistema de gestión documental cloud

En las empresas actuales todo tiene que estar listo cuanto antes, sin haber tanto margen para la improvisación e incluso para la planificación. Si nos quedamos atrás tendremos problemas, pero esto podrá ocurrir si acumulamos documentos sin ton ni son, sobre todo a la hora de encontrar uno específico. Con este tipo de sistemas de gestión de documentos  todo esto se simplifica estemos donde estemos, dado que el proceso es mucho más rápido e instantáneo.

Alto nivel de seguridad con gestión documental en la nube

Los problemas de seguridad más clásicos siguen siendo un obstáculo para las empresas, que al usar papel se convierten en posibles víctimas de robo al tener en mente que uno de estos elementos caiga en manos de alguien indeseado. Con el paso a un sistema de gestión documental la seguridad mejora cada vez que realizamos el traslado de un documento a la nube, dado que nunca volverá a verse comprometido.

Cumplimiento RSE

Que no nos parezca un tópico. No es que las empresas hayan decidido adoptar un punto de vista ecológico y consciente con el mundo solo como técnica para quedar bien y tener una mayor popularidad. En realidad ser verdes y apostar por devolver al mundo parte de lo que este nos ha dado nos hace sentir que buscamos un futuro próspero. La empresa debe tener en mente los posibles cambios que impacten de una forma positiva en la compañía. Como de costumbre, adoptando un programa de gestión documental se pueden llegar a los resultados más positivos.

Una gran serie de ventajas


Se constata, por lo tanto, que el uso de un sistema de gestión documental cloud puede ayudar a cualquier tipo de negocio a incrementar su rendimiento y alcanzar nuevos niveles de efectividad. En la actualidad, en un paradigma en el cual las empresas buscan alcanzar su mayor rendimiento, resulta imprescindible disponer en todos los casos de los mejores aliados que respondan a las distintas necesidades que puedan tenerse.

La implementación de este tipo de software deriva en que el negocio consiga reducir los costes, aumentando al mismo tiempo los niveles de seguridad de los que hace gala y depurando de manera inmediata la gestión del espacio en la empresa. Gracias a este tipo de software se pueden organizar los sistemas de almacenamiento de tal manera que todo esté controlado y que no exista ningún tipo de fisura para el negocio. Esto, como hemos dicho, deriva en las siguientes mejoras para todo tipo de empresas:

El nivel de producción aumenta.

La satisfacción que se proporcione al cliente será mayor.

Los costes se reducen.

Hay que invertir menos tiempo en procesos.

La seguridad está reforzada.

Se cumple con la RSE para evitar problemas.

Para cualquier empresa con presencia multi-nacional es imprescindible el

intercambio fluido de la información entre sus diversas sedes.

Debe garantizarse un acceso controlado a la documentación de la empresa.

Se necesita la garantía de la privacidad y la protección de datos que un sistema como Dataprius puede proporcionar.

El trabajo directo con los archivos es fundamental en estos casos.

En las empresas de Ingeniería en general se trabaja sobre una serie de proyectos. El trabajo en remoto es habitual.

La documentación actualizada de cada proyecto ha de estar disponible para todo el personal involucrado, e incluso algunas partes para los clientes.

La privacidad y la confidencialidad son extremadamente importantes, es necesario definir bien los roles de acceso a esta documentación.

La empresas dedicadas a las Energías Renovables disponen de personal que se desplaza a los lugares de los proyectos para su implantación o reparaciones.

Estas empresas necesitan que el personal desplazado acceda a versiones recientes de la documentación sobre los equipos o proyectos objeto de su trabajo.

Con Dataprius esta documentación queda centralizada, actualizada y accesible sólo por el personal involucrado.

Debido al alto volumen de documentos y la cantidad de personal involucrado para las organizaciones es fundamental disponer de un sistema de gestión Documental.

Los sistemas de Gestión Documental tradicionales con servidores

de oficina no son hoy en día una opción para las organizaciones que necesitan un acceso que permita la movilidad.

Dataprius sustituye los sistemas tradicionales, proporcionando un acceso y control de los documentos desde todas las sedes de la organización.