Francisco Toro López en Directivos y Ejecutivos, Profesores y educadores, Profesores COnsultor en direccion de proyectos • Gestion Informatica Ltda. 2/7/2016 · 5 min de lectura · +400

TARIFA GLOBAL Y SU EMPLEO EN PROYECTOS

TARIFA GLOBAL Y SU EMPLEO EN PROYECTOSSe pretende explicar el uso de un concepto que emplea las variables costo y esfuerzo de las tareas de un proyecto, en una sencilla formula, que el autor denomina Tarifa la cual se puede utilizar tanto en la planeación como en el seguimiento de cualquier proyecto, y que se formula a partir de los conceptos Costo Total y Trabajo Total, aplicables tanto a una tarea en particular como a un grupo de tareas como a todo un proyecto.

Sin importar la metodología que se emplee, es aceptado que en la fase de seguimiento de un proyecto, para medir el avance de las tareas individuales o de grupo, se esta regularmente comparando, Lo Planeado vs. Lo Ejecutado en términos del trabajo, costo y el cumplimiento de un cronograma.

La idea de usar una tarifa como mecanismo de seguimiento de un proyecto es poder expresar el avance del mismo por medio de una sola variable que involucre tanto lo que se planeó como lo que realmente se ejecutó. Esta variable pudiera ser llevada a un tablero de control de los proyectos de una empresa como es la intención que pretende formular el autor de este artículo.

Origen del Enfoque:

Existen de hecho dos antecedentes operativos que motivan a la creación de una tarifa:

I. Hay un tradicional sistema para valorar y costear proyectos de obras civiles denominado ¨Precios Unitarios¨ que se fundamenta en:

1. La gran mayoría de las tareas entregan un producto que es fácilmente medible por una determinada unidad de obra (m, m2, m3, Ton, etc.).

2. El Precio Unitario de cada unidad de obra tiene en cuenta la Productividad de los recursos empleados, el rendimiento derivado de las metodologías y herramientas usados, el salario o compensación de la mano de obra, y el empleo de materiales y equipos. Asume un (1) día como el marco de tiempo laborable.

3. Calcula la duración en función de la cantidad total de obra a ejecutar y la cantidad de recursos disponible.

4. El costo de la tarea es = Cantidad de Unidades de obra x Precio Unitario.

II. La técnica del Valor Ganado focaliza el progreso del proyecto en un determinado momento y luego hace un estimativo de los posibles resultados con miras a realizar ajustes en la medida que el proyecto avance. Compara el progreso vs. el plan base y facilita opciones orientadas a solucionar problemas con el cronograma y/o con el presupuesto.

EVA (siglas en ingles de la expresión Earned Value Analsys) es una forma de medida del desempeño de un proyecto que integra las variables Trabajo, Tiempo y Costo.

A partir de un plan, y el reporte periódico del trabajo y costos reales a una fecha de corte, se puede determinar que tan bien el proyecto esta cumpliendo los objetivos a una fecha específica de control. Se puede emplear para un nivel o grupo de tareas o a nivel de todo el proyecto. El siguiente cuadro resume las principales características de estos indicadores:

INDICADOR DEFINICION Valor Planeado (PV = Planned Value) También llamado el Presupuesto, es el costo acumulado del trabajo que ha sido planeado para una tarea durante un período de tiempo determinado Costo Real (AC = Actual Cost) Costo real del trabajo realmente ejecutado a una determinada fecha en una tarea; incluye todos los costos asociados a la tarea Valor Acumulado (EV = Earned value) Valor planeado del trabajo realmente terminado en una tarea a una fecha de control Índice de Desempeño del Costo (CPI = Cost Performace Index) CPI = EV/AC - Cuánto se ha obtenido realmente por cada $ gastado en una tarea. Índice de Desempeño del Programa (SPI = Schedule Performance Index) SPI = EV/PV - Cuánto se ha logrado en términos del cronograma.

La interpretación de los valores de los indicadores CPI e SPI son las siguientes:

IRP > 1 à El Trabajo va adelantado

IRC > 1 à El Presupuesto está por debajo de lo planeado

IRP < 1 o IRC < 1 à Indica lo opuesto.

El pronóstico de terminación brinda un pronóstico del tiempo y de costos para terminar un proyecto. Este pronóstico sumado al actual estado del proyecto suministra una revisión estimada de la fecha y costo del proyecto terminado (at completion forecast).

EAC (Estimate At Complete en ingles): EAC = BAC / CPI, donde BAC = Costo presupuestado para terminar el proyecto o Costo total presupuestado del proyecto.

ETC (Estimate to Complete): Costo Estimado para terminar el proyecto o sea ETC = EAC – AC.

Observe como el CPI influye en todas estas formulaciones y como juega un papel determinante en la fase de seguimiento y control de un proyecto. Por otra parte, como el TRABAJO es la medida del esfuerzo aportado por los recursos necesarios para el desarrollo de una tarea, esto conlleva a que los recursos estén sujetos a alguna medida de productividad generalmente expresada en función del tiempo. Es también frecuente medir la cantidad de trabajo en función de la eficiencia de los recursos usados.

Para proyectos de tipo informático y en general para los proyectos en los que la productividad del recurso humano es un factor fundamental, es usual medir el trabajo en términos de horas-hombre, aunque es muy frecuente hallar que se mida en forma tal que dependa del tipo de tarea, por ejemplo 2 módulos de código por día para un equipo de 2 programadores de Java con 3 años de experiencia.

El COSTO proviene del uso de recursos de trabajo y opcionalmente por el empleo de materiales o el pago de algún dinero para poder ejecutar una tarea; observe que mientras los dos últimos tipos de costos son opcionales, el primero es obligatorio. Los recursos humanos y/o de equipos tienen generalmente tasas de costo en función del tiempo.

Conceptualmente todos los costos se pueden sumar en un solo valor dando lugar a un costo total por tarea, lo que podría llevar a una tarifa global expresada en estos términos:

Tarifa = Costo total / Trabajo total

que resulta de dividir el costo total por el volumen de trabajo. Teniendo en cuenta la definición de valores planeados, reales y ganados mencionados en el EVA, se puede deducir que a una determinada fecha de control se pueden calcular estas tarifas:

1. En términos del plan:

Tarifa planeada = Costo planeado / Trabajo planeado

2. Y en términos de la ejecución:

Tarifa real = Costo real / Trabajo real

Si observamos las clásicas definiciones de los conceptos PV, AC y EV, creo que éstos se pueden reformular usando el nuevo concepto de tarifa, dando lugar a estas formulas:

Valor Planeado (PV Planned Value) = Trabajo Planeado x Tarifa Planeada Valor Real  (AC Actual Cost) = Trabajo Real x Tarifa Real Valor Ganado (EV Earned Value) = Trabajo Realizado x Tarifa Planeada.

El siguiente paso es reformular la expresión matemática del CPI y SPI, con base a las anteriores formulas en las que los 3 conceptos PV, AC y EV se han puesto en términos de las tarifas, y luego cancelando los términos comunes hallados tanto en el numerador como en el denominador, quedando así las 2 formulas:

CPI = EV/ AC = Trabajo Real x Tarifa Planeada / Trabajo Real x Tarifa Real =

Tarifa planeada / Tarifa real

SPI = EV / PV = Trabajo Real x Tarifa Planeada / Trabajo Planeado x Tarifa Planeada =

Trabajo real / Trabajo planeado

Observe que en el CPI es determinante que la tarifa real sea menor que la planeada para que éste sea mayor de 1, y que para que el SPI sea mayor de 1 es necesario que el trabajo planeado sea menor del trabajo real como lo confirman estas formulas:

CPI = Tarifa planeada* / Tarifa real

SPI = Trabajo real / Trabajo planeado*

*NOTA: en estas formulas el factor indicado con un * se señala porque es el que determina si el indicador de seguimiento pueda ser mayor o menor de uno (1).

Lo anterior conduce a concluir que mientras menos se pague realmente en una tarea con respecto al valor planeado y más trabajo se obtenga con respecto al planeado, el proyecto va bien. Como creo que este enfoque puede ser muy perjudicial en el desarrollo de proyectos informáticos, el autor va a hacer una recomendación al respecto mas adelante, tendiente a incentivar el buen desempeño de los recursos humanos, factor que es crucial en este tipo de proyectos.

De lo anterior se puede concluir igualmente que...

  • El CPI esta relacionando la tarifa real con respecto a la planeada.
  • El SPI relaciona el avance real del trabajo con respecto al trabajo planeado.

Resumiendo los conceptos que habría que reformular con base en el concepto tarifa serian:

CONCEPTO FORMULA PLANTEADA Tarifa planeada à Costo planeado = Costo planeado / Trabajo planeado = Trabajo planeado * Tarifa planeada Tarifa real à Costo real = Costo real / Trabajo real = Trabajo real * Tarifa real Valor ganado = Trabajo real * Tarifa planeada CPI = Tarifa planeada / Tarifa real SPI = Trabajo real / Trabajo planeado

Con base en lo visto sobre la Tarifa, se pueden plantear las siguientes acciones y recomendaciones:

  • Este enfoque ayuda a entender el significado y uso de indicadores de seguimiento de un proyecto y aporta una visión distinta de ellos tanto para el control del presupuesto como para el cumplimiento del trabajo.
  • Sus resultados apoyan las mismas conclusiones de las evaluaciones periódicas reconocidas en el Valor ganado, pero desde un punto de vista en el que las tarifas y el trabajo, reales y planeadas, son los factores importantes
  • Realizar análisis periódicos del comportamiento de estas tarifas. Esta sugerencia es también aplicable al método del Valor ganado, pues si los valores de las tarifas o de los indicadores no muestran un comportamiento satisfactorio deben considerarse procedimientos que hagan más eficiente y racional el uso de los recursos que aportan trabajo en las tareas en desarrollo o por comenzar
  • Revisar con frecuencia las tarifas y los indicadores es fundamental, pues aleja la tendencia a suponer constantes la productividad y eficiencia de los recursos a lo largo del desarrollo de un proyecto, una vez se ha establecido la respectiva línea de base. Existen métodos y recomendaciones como el mejoramiento continuo y curvas de aprendizaje que propenden por una mejora de la eficiencia y la racionalidad en el uso de éstos, lo cual debe ser tenido muy en cuenta cuando se evalúa el desarrollo de un proyecto[1].

5. Conservar y clasificar las tarifas globales de proyectos por tipo de proyectos y así disponer de registros históricos usables en la planeación de proyectos. Esto podría ser una labor de la oficina de administración de proyectos (en inglés, la Project Management Office es referenciada con las siglas PMO) muy útil en organizaciones que planifican y desarrollan múltiples proyectos, en forma muchas veces simultánea.

Recomendaciones para uso efectivo de registros históricos de Tarifas

Si una empresa ya ha ejecutado un buen número de proyectos, puede empezar a generar una serie de situaciones o escenarios en los que se pueden ubicar los proyectos que se encuentren en la fase de ejecución, en función de las tarifas tanto previstas como logradas, en un cuadro semejante a este:

1. Realizar análisis periódicos del comportamiento de estas tarifas. Esta sugerencia es también aplicable al método del Valor ganado, pues si los valores de las tarifas o de los indicadores no muestran un comportamiento satisfactorio deben considerarse procedimientos que hagan más eficiente y racional el uso de recursos que aportan trabajo en desarrollo o por comenzar

  • Revisar con frecuencia las tarifas y los indicadores es fundamental, pues aleja la tendencia a suponer constantes la productividad y eficiencia de los recursos, una vez se establece la línea de base. Existen métodos y teorías como el mejoramiento continuo y curvas de aprendizaje que propenden por una mejora de la eficiencia y la racionalidad en el uso de éstos, lo cual debe ser tenido muy en cuenta cuando se evalúa el desarrollo de un proyecto.
  • Conservar y clasificar las tarifas globales de proyectos por tipo de proyectos y así disponer de registros históricos usables en la planeación de futuros proyectos. Esto podría ser una labor de la oficina de administración de proyectos (la llamada en inglés, PMO) muy útil en organizaciones que preparan y desarrollan múltiples proyectos.

Finalmente en este tipo de situaciones todos estos conceptos de seguimiento a los proyectos, deben ser estudiados y entendidos en forma dinámica a lo largo de todo el ciclo de vida de los proyectos.


[1] Recuerde que en proyectos de tipo informático la productividad de los recursos humanos empleados es un factor CRUCIAL