GLAUCIA CRISTINA COUTINHO BILAIA en Analista Business Intelligence, Administrativos, Gestores Analista de Pesquisa de Mercado • MOBIL CENTRO OESTE 13/11/2016 · 5 min de lectura · +800

Inteligência comercial em avaliação de resultados

Você sabe fazer administração por objetivos? O artigo demonstra como as teorias de Peter Drucker sobre a administração por objetivos trazem considerações importantes para a gestão de desempenho e sua utilidade em empresas de sucesso. Traz ainda exemplos de como ferramentas administrativas podem auxiliar no planejamento e ser utilizadas na gestão, como o Balanced Scorecard (BSC) na definição das principais perspectivas, objetivos e o método 5W3H. Para a elaboração do sistema de avaliação, foi levado em consideração princípios da teoria da APO, como: utilizar os objetivos macros da empresa como base para a definição dos objetivos departamentais. Pode se usar a ferramenta de avaliação de desempenho para controle de vendas, incentivo e reconhecimento da equipe.

Inteligência comercial em avaliação de resultados

A gestão de desempenho é mais um termo que se desenvolveu ao longo da história da administração e da gestão de pessoas e hoje pode se dizer essencial na busca dos objetivos das organizações.

Ao analisar a evolução do pensamento administrativo, percebe se que havia a existência de objetivos: produzir mais ou melhorar a eficiência das empresas e a busca por soluções desses problemas. Esses objetivos determinavam a maneira de administrar seus recursos humanos. As formas de lidar com as pessoas e de tratar da administração de recursos humanos acompanharam as eras da Administração Científica, Clássica, a escola das Relações Humanas e as novas abordagens da administração.

Atualmente como o foco da administração de empresas é a administração estratégica com foco em resultados e na busca de objetivos, a gestão de pessoas se alinhou à missão e visão das empresas. Houve ainda a descentralização das atividades do setor de administração de recursos humanos depois da percepção de que gestores departamentais também tinham a necessidade de gerir pessoas e saber lidar com seus colaboradores. Uma dessas atividades descentralizadas foi gestão de desempenho ou monitoração de pessoas, onde cada departamento com foco no seu objetivo departamental faz a gestão de pessoas, como: planejar atingir esse objetivo, definir metas e distribuir metas, incentivar seus colaboradores, avaliar o desempenho, acompanhar os resultados, coordenar e tomar decisões.

A importância da gestão do desempenho nas organizações é sua função de coordenar os objetivos, as metas e a atuação de cada departamento na busca dos objetivos. A importante avaliação de desempenho serve como base para análise de informações e tomada de decisão sobre a performance dos envolvidos.

Neste artigo será apresentado o resultado da implantação de um sistema de gestão de desempenho em uma empresa onde o problema era a inexistência de ferramenta para acompanhamento das vendas e queixas de colaboradores alegando que a empresa não reconhecia seus trabalhos. A falta de controle do desempenho dos funcionários trazia o desconhecimento sobre quem realmente estava colaborando com a empresa e de qual era a performance do setor.

Os objetivos do estudo de caso foram perceber a importância do tema gestão de desempenho na administração e os conceitos da gestão moderna que envolve esse sistema: a administração por objetivos, a avaliação de desempenho, a importância da definição de indicadores e metas e como isso tudo pode ser utilizado nas organizações; demonstrar como toda a teoria pode ser traduzida na prática resultando em uma avaliação de desempenho com foco na área comercial e ainda servir como base para práticas de gestão de pessoas incentivando a motivação do colaborador.

O método utilizado para apresentar os conceitos do assunto será o 5W3H, pela simplicidade que facilita de maneira clara o entendimento do tema.


O conceito de gestão de desempenho em 5W2H

“As ferramentas administrativas tem uso diferenciado no campo da administração” (MEIRELES, 2001, p. 16) e o 5W2H foi um método desenvolvido para deixar claro e garantir o entendimento de planos de ação: “Ele mapeia as atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais essas atividades devem ser realizadas” (VERAS, 2016, p. 136). O 5W3H é a versão que acrescenta o HOW MANY (JUNIO, ROCHA, MOTA, QUINTELLA, 2012, s.p.). A nomenclatura surgiu das palavras em inglês que são usadas na elaboração do método: o que é ou que deve ser feito (WHAT), por que fazer (WHY), onde fazer (WHERE), quando fazer (WHEN), quem fará (WHO), como fazer (HOW), quanto custa (HOW MUCH) e quantas vezes (HOW MANY). O método atualmente pode ser utilizado não somente para deixar claro plano de ações, mas também para compreensão de qualquer assunto.

What (O que): partindo do pressuposto de que as organizações têm objetivas, ou seja: lucrar, expandir o negócio, conquistar clientes, aumentar o volume de vendas, ser mais sustentável e diminuir custos, como essas organizações poderão saber se atingiram seus objetivos ou se estão no caminho certo?

Peter Drucker (1954) trouxe um novo método de controle administrativo, a administração por objetivos. A administração por objetivos pode ser definida como um sistema onde existem metas macros, departamentais e a necessidade de acompanhamento e controle do desempenho de todos os envolvidos para o atingimento dos objetivos.

A gestão de desempenho tem como foco principal acompanhar a busca dos objetivos e tem a finalidade de administrar para atingi-los. Esse sistema está atrelado á definição de objetivos, planejamento estratégico e revisão de planos, análise de gaps, definição de metas, monitoração de pessoas e avaliação de desempenho.

As organizações estão preocupadas em medir, avaliar e monitorar quatro aspectos principais (Chiavenato, 2010, p. 240):

  • Resultados. Ou seja, os resultados concretos e finais que se deseja alcançar dentro de certo período de tempo.

  • Desempenho. Ou seja, o comportamento ou meios instrumentais que se pretende pôr em prática.

  • Competências. Ou seja, as competências individuais que as pessoas oferecem ou agregam à organização.

  • Fatores críticos de sucesso. Ou seja, os aspectos fundamentais para que a organização seja bem- sucedida no seu desempenho e nos seus resultados e no seu desempenho.

A avaliação de desempenho pode ser conceituada como a atividade que tem o objetivo de mensurar o quanto se atingiu um objetivo.

Who (Quem): os interessados em fazer a avaliação de desempenho são a empresa e o funcionário. A avaliação permite decidir questões sobre recompensas à funcionários, traz conhecimento sobre como a empresa é percebida no mercado, ou mesmo como o funcionário é visto pela empresa, como foi o desempenho ou como foi o desenvolvimento, permite ainda aconselhamento ou feedback sobre o que se pode melhorar. Quem geralmente faz essa avaliação são os gestores de RH, gerentes de áreas, consultores especializados, mas também pode ser feita pelos próprios funcionários (auto avaliação).

Why (Por que): as vantagens da administração por objetivos é que ela permite um planejamento estratégico e a reflexão do porquê administrar, deixa os objetivos claros, a boa performance dos funcionários permite que a empresa o bonifique e estimule a motivação, fortalece o trabalho em equipe e possibilita previsão futura de resultados.

A avaliação de desempenho tem a função de avaliar os resultados os comparando com os objetivos. Utilizar os dados de uma avaliação de desempenho e transformá-los em informações estratégicas permite identificar onde estão as falhas ou onde estão os desempenhos excepcionais, a fim de corrigir, incentivar ou manter comportamentos, práticas, planos.

Where (Onde): a gestão de desempenho e a avaliação de desempenho são realizadas nas organizações, nos departamentos, nas atividades ou onde houver objetivos. Os objetivos macros seriam lucrar, expandir o negócio, conquistar clientes, aumentar o volume de vendas, ser mais sustentável, diminuir custos. Estes, segundo Drucker, devem ser divididos por áreas e terem acompanhamento sistemático de desempenho. Sendo assim, ele dividiu os objetivos como: estratégicos, táticos e operacionais.

A APO tem algumas características como estabelecimento conjunto de metas ou objetivos por departamento, controle e mensuração sistemático do desempenho, avaliação dos resultados, apoio da gerência aos subordinados. E algumas premissas como: a escolha das atividades a terem seus desempenhos mensurados devem ser as de maior impacto nos resultados, os objetivos da empresa e do departamento devem ser claros, as metas devem ser difíceis mas não impossíveis de serem alcançadas e a monitoração periódica do desempenho rumo aos objetivos deve ser realizada.

When (Quando): a gestão do desempenho deve ser executada quando há existência de objetivos, e a avaliação de desempenho quando houver planos definidos, atuando assim como mecanismo de controle. Chiavenato (2010) diz que a avaliação desempenho pode utilizada para auto avaliação, pela organização ou pelo colaborador, e para decisões de RH, como: recompensas a funcionários, necessidade de treinamento e feedback.

How (Como): a gestão do desempenho deve ser feita com foco na administração por objetivos (Drucker, 1954) e a administração por objetivos deve ter como base os objetivos relevantes.

Trabalhar com objetivos relevantes é refletir o que realmente é importante para um bom resultado da empresa ou de um setor e a definição dos três níveis de objetivos: estratégicos, táticos e operacionais é o começo de uma boa administração.

Os objetivos que irão guiar a organização e todos os funcionários devem ser os objetivos estratégicos da empresa. E como um efeito cascata, serão definidos outros objetivos a partir deste. (DRUCKER, 1954)

Após a definição dos objetivos é preciso acompanhar o desempenho da organização através da avaliação de desempenho e análise de indicadores. Chiavenato (2010) cita algumas considerações a respeito da escolha dos indicadores que irão apontar os resultados da avaliação:

  • Os indicadores devem ser escolhidos com base nos objetivos da empresa e devem servir para mensuração de um critério específico.

  • “Os indicadores devem ser escolhidos em conjunto para evitar distorções e não desalinhar outros critérios de avaliação”. (CHIAVENATO, 2010, p. 256). Ha quatro tipos de indicadores: financeiros, ligados ao cliente, internos e de inovação.

  • “A avaliação do desempenho deve basear-se em índices objetivos de referência, que possam balizar o processo, como indicadores de: desempenho global, desempenho departamental, desempenho grupal e individual.” (CHIAVENATO, 2010, p. 256)

  • A avaliação de desempenho deve levar em conta aspectos internos e externos, possibilitando um comparativo com a concorrência e a evolução econômica do mercado.

  • A avaliação de desempenho pode servir como base para tomada de decisões de RH: promoções, premiações, monitoração, desenvolvimento.

  • A avaliação de desempenho deve ser desburocratizada e não estruturada. Uma melhor avaliação é realizada quando feita por um superior de contato diário e direto com seu subordinado, proporcionando negociação e não punição.

  • “A avaliação do desempenho como forma de retroação as pessoas” (CHIAVENATO, 2010, p. 257). As pessoas precisam de competências e as avaliações as proporciona o conhecimento de onde precisam melhorar.

  • “Avaliação do desempenho está enfatizando cada vez mais os resultados” (CHIAVENATO, 2010, p. 257). O alcance das metas é mais importante que os meios e as pessoas ficam livres para ir à busca desses resultados como quiserem.

  • A avaliação de desempenho está relacionada à espera de um desempenho e consequentemente de uma recompensa- teoria da expectativa de Vroom (1960). “Fazer a cabeça das pessoas de que a excelência no desempenho traz benefícios à empresa e também benefícios ás pessoas envolvidas”. (CHIAVENATO, 2010, p. 257).

Abaixo estão alguns métodos de avaliação de desempenho de acordo com Chiavenato (2010, 249- 263):

  • Escalas gráficas;

  • Escolha forçada;

  • Pesquisa de campo;

  • Listas de verificação;

  • Método dos incidentes críticos;

  • Avaliação participativa por objetivos;

  • Avaliação 360º;

Após a definição dos objetivos macros e departamentais, definir os indicadores, escolher o método de avaliação de desempenho e avaliar, o passo seguinte é analisar os resultados, e se preciso, definir novas estratégias.

How much (Quanto): a gestão do desempenho não precisa necessariamente custar R$ além do salário do seu colaborador de RH. Pode ser feita pelo setor de RH ou mesmo pelos responsáveis por setores: chefes, coordenadores. Haverá necessidade do investimento R$ se quiser contratar um especialista somente para esse trabalho ou uma consultoria de RH.

How many (Quantas): a avaliação de desempenho com foco na administração por objetivos de Peter Drucker deve ser realizada periodicamente. O acompanhamento constante do desempenho proporciona a identificação rápida dos gaps que atrapalham o atingimento dos objetivos. 

A nova ferramenta de gestão de desempenho para o setor de vendas internas

A empresa tinha definido seu planejamento estratégico com base na ferramenta Balanced Scorecard. Nele foram calculadas as quantidades necessárias de venda de volume, captação de clientes e margem que trazeria rentabilidade para a empresa.

O Balanced Scorecard (BSC) é um sistema gerencial estratégico que apresenta perspectivas do negócio. O BSC traduz os objetivos da empresa e seu desempenho com medidas tangíveis (KAPLAN; NORTON, 1997). Atua ao mesmo tempo sendo “um modelo de avaliação, uma sistemática gerencial e uma filosofia de gestão, e criando um ambiente balanceado entre medição e mediação.” (REZENDE, 2003, p. 78)

De acordo com HERRERO (2005), na metodologia do BSC de Norton e Kaplan, as perspectivas são: financeira, do cliente, dos processos internos e da aprendizagem e crescimento, que estrategicamente traduz as expectativas dos envolvidos no negócio- stakeholders. Porém cada empresa pode definir quais e quantas serão as perspectivas que irão traduzir seu negócio. Nesta empresa as perspectivas eram: clientes, financeira e processos.

Criar um mecanismo para medição do desempenho para o setor teve início a partir da necessidade de informações do quanto cada colaborador representava do total das vendas e de uma ferramenta de controle e acompanhamento.

Como a empresa tinha um sistema de controle e mensuração dos resultados, a ideia foi elaborar um micro- sistema a partir do sistema já existente da empresa, ou seja, as perspectivas do setor seriam as mesmas, porém com metas subdivididas entre os colaboradores.

Para elaboração das metas, os objetivos macros da empresa foram divididos entre os vendedores com base nas suas vendas do ano anterior acrescido de 10%. A mensuração e acompanhamento dos resultados foram feitos diariamente.

CONSIDERAÇÕES FINAIS 

As vendas tiveram aumento comparando o mesmo período de 2015 com 2016. Acredita se que um dos motivos desse aumento foi por conta da melhor gestão de desempenho.

Os funcionários gostaram da ideia, porque é possível que através desse sistema a empresa possa reconhecer os colaboradores com melhor desempenho e incentivá-los a permanecer na empresa. Eles passaram a se preocupar mais com o próprio desempenho, assim como também com o da equipe, pois se a empresa atingisse o objetivo, todos ganhariam.

O estudo possibilitou reflexão sobre a importância de gestores que além de terem conhecimento das teorias e ferramentas administrativas, precisam saber colocar em prática seus conhecimentos. Outra reflexão foi sobre as perspectivas dos funcionários que gostam de ser reconhecidos pelo seu trabalho, e ficam felizes com premiações ou bonificações que traduzam seu esforço durante o mês, conceito de meritocracia.

Um planejamento estratégico de sucesso tem a necessidade de ter definidos os objetivos macros, os setoriais, por colaboradores, e ainda definir um sistema de medição e acompanhamento dos resultados. Todos da empresa devem trabalhar pelos mesmos objetivos e a distribuição de metas faz com que os funcionários saibam o que devem fazer e em que proporção para contribuir no alcance dos objetivos da empresa, tornando- os bem informados.

Além da utilidade de reconhecimento e retenção de colaboradores, a nova ferramenta serve para controle de resultados e auxilia na gestão de desempenho da empresa.

Uma sugestão para melhor gestão do desempenho, seria trabalhar com objetivos diários, além de mensais. Porque quando as metas mensais são distribuídas aos funcionários, eles apenas percebem seu desempenho ruim quando o mês está terminando. Podendo ainda a partir da análise desses desempenhos ruins, elaborar campanhas de incentivo e marketing direcionado para esses funcionários; e para os gestores/ coordenadores, conscientiza- los da importância da agilidade na definição e distribuição de metas, e maior atenção na apuração dos resultados para evitar informações incorretas.