Jose Miguel Navarro Morante en Emprendedores y Empresarios, Gestión Administrativa, Negocios y Empresa Responsable Área de Recursos Laborales • Ares Proyectos Integrales 7/6/2018 · 4 min de lectura · 1,2K

'Control de almacen' -Punto X Programa Consultoría para pymes-


Punto (X) del Programa de Consultoría para pymes: Control de Almacén

Recuerdo una de las primeras empresas que visité. Estaba conversando con el jefe de producción y me comenta que habían tenido recientemente una auditoria del almacén donde habían detectado unas pérdidas de material por valor de 100.000 euros. Interiormente pensé: ¿cómo es esto posible? Sin embargo, es una cuestión que desde entonces me he encontrado de forma recurrente en mi espacio profesional. Aunque no con estas cantidades, o por lo menos, no detectadas por parte de la empresa.


'Control de almacen' -Punto X Programa Consultoría para pymes-

Para muchas empresas el contenido de almacén puede representar fácilmente un tercio de los gastos totales. Así que si no se hace una buena gestión las perdidas pueden ser elevadas. Por lo general, en la empresa se sabe que es una cuestión a mejorar pero se va posponiendo hasta que finalmente vienen las sorpresas.

Hay que tener en cuenta que el crecimiento de la empresa obliga a reorganizar periódicamente el almacén. En este sentido, recuerdo un comentario de un empresario que había levantado su propia empresa: “al principio desde la ventana del despacho podía contar la mercancía pero ahora aun entrando en el almacén me cuesta encontrar las cosas…”. Habían crecido, tenían más productos, más referencias, pero la organización era la misma que al inicio de la creación de la empresa.

Mi especialidad no es la organización de almacenes y para esta cuestión tengo colaboradores con más experiencia en quien delego. Aunque dadas las pérdidas que este tema ocasiona, en aquellas empresas con cierto calibre de almacén suelo hacer las primeras gestiones al respecto. Doy una vuelta por las instalaciones para ver cómo está organizado, señalizado, etc. mientras realizo algunas preguntas del tipo: ¿sabes concretamente que existencias tiene tu almacén? ¿Sabrías a día de hoy en cuanto está valorado el material o productos que tienes? ¿Puedes localizar fácilmente cualquier artículo? ¿Tienes clasificadas las referencias obsoletas?.


PUNTOS BÁSICOS QUE HAY QUE TENER EN CUENTA EN LA LOGÍSTICA DE ALMACÉN


Ubicación clara 

El primer problema es no tener claras las ubicaciones. Esto conlleva que el tiempo de localización sea mayor y con ello el plazo de entrega aumenta. Añade las pérdidas de material por falta de localización que luego aparece donde menos te lo esperas y que en muchos casos localizas cuando ya has pedido a tus proveedor material que ya tenias.

Para mejorar esta situación: Haz un listado por escrito de las zonas que necesita tu almacén. Ordena de forma clara las ubicaciones y finalmente asigna a tus productos unos códigos de ubicación y de producto. No se te olvide tener claro el espacio físico del que dispones para realizar un diseño acorde al máximo aprovechamiento del espacio disponible. Recuerda asignar también ubicaciones bien definidas de zonas de producto obsoletos, zona de producto defectuoso y zona de devoluciones.


Mantén el orden diariamente 

Es fácil ir andando por el almacén y encontrarse un palet en cualquier pasillo o esquina. En ocasiones puede ser por falta de espacio pero, por lo general, es por falta de orden y disciplina. Esto siempre empieza de la misma manera: “lo dejo un momento que tengo prisa y luego lo quito… no tengo tiempo, mañana lo hago, etc…” A este respecto también es importante observar el estado de limpieza en el que se encuentra el almacén.


Mantén una distribución coherente

La mala distribución ocasiona pérdidas continuas de tiempo y atención que suele ir acompañada de un mayor recorrido o desplazamientos para coger la mercancía. Todo esto acaba repercutiendo en retrasos de proyectos o plazos de entrega al cliente.

Para solucionar esto: Al margen de tener señalizas adecuadamente las referencias. Hay que tener en cuenta el material que tiene más rotación y establecer un buen sistema de ABC. Esto simplemente es tener catalogada la mercancía por orden de importancia y que como mínimo conste de tres clasificaciones básicas (ABC). Siendo los de más valor A y los menos los C. El criterio para determinar cada clasificación es ajustable a cada empresa. Hay empresas donde por ejemplo pueden ser los productos de más rotación, los más caros o los que más cueste conseguir en tiempo, o quizás sea mejor una combinación de todas ellos. Como ya comento esto está en función de cada empresa.

Una vez hecha la asignación se procederá a colocar los artículos A en función de la solicitud de uso en las zonas más alcanzables y de menor recorrido y los artículos B y C que son menos solicitados estarán colocados en las zonas menos accesibles, ya que hay menos necesidad de disponer de ellos.


Control de inventario

Consiste en una valoración periódica de las existencias del almacén. Lo que te dará información sobre el historial de consumo de tu almacén, y así podrás tener una base para la previsión, aprovisionamiento y contralar también la caducidad o u obsolescencia. Con el inventario también sabrás en todo momento en cuanto está valorado actualmente tu activo.

Un buen inventario precede a una buena planificación y evitar con ello. en la medida de lo posible. las roturas de stock y que conlleva 3 situaciones incomodas:

-Imagen poco profesional frente al cliente.

-Costes por ventas no realizadas.

-O resolver el incidente de forma urgente con el consiguiente encarecimiento de transporte que reduce drásticamente nuestro beneficio o incluso puede llegar a costarnos dinero.

Para solucionar esto: Hay que hacer inventario por lo menos una vez al año. Hacer un recuento anual de las existencias físicas reales. Supervisar producto a producto, referencia a referencia, número de unidades que tienes de cada mercancía, etc.

Es recomendable que junto a ese sistema ABC, también dividas el stock en “familias de productos”. Es decir, si por ejemplo eres proveedor de automatización industrial, una familia seria los diversos tipos autómatas (PLC), otra los paneles de control, etc. Si tienes un negocio de ropa, una familia de artículos podrían ser los trajes y otras las camisas, etc. Puedes hacer el inventario más ameno realizándolo de forma cíclica. Realizando un recuento de un determinado número de referencias y cuando finalice el año se habrá hecho un recuento total. Pero ten en cuenta que para hacer inventarios cíclicos tiene que haber una perfecta catalogación de los artículos, divididos o subdivididos por familias, con su referencia correspondiente y su lugar de ubicación.

Si después de hacer el inventario tienes desajustes graves, lo más recomendable es hacer un histórico de los movimientos de entrada y salida. Para detectar posibles fallos en el registro.

Atención: normalmente las existencias se valoran a precio de coste. Pero si el producto caduca, queda desfasado o descatalogado, la valoración que constaba en tus libros ya no es válida. Ten en cuenta También que cuanto más ligado esté el producto a la nueva tecnología o a la moda mayor necesidad de actualización.


Establece buena comunicación entre departamentos de compras, almacén y departamento comercial.

La falta de comunicación interdepartamental puede revertir en un aumento de los errores humanos, la duplicidad de tareas o la descoordinación de tareas y departamentos. Hay que tener en cuenta que el almacén puede ser un recolector de problemas que se regeneran unos pasos más arriba. Por ejemplo errores comerciales del tipo: El cliente previamente hace su pedido al comercial y este se le olvida notificarlo al almacén; o hay un error en la referencia, o en la supuesta fecha de envío o recogida. Esto va a presentar problemas en el almacén aunque en realidad no son generados por ellos.

Solucionar esto. Establecer unos buenos protocolos de comunicación y relación interdepartamental.


Buena metodología en preparación de pedidos (picking) 

Consiste en las actividades que se desarrollan dentro de un almacén para preparan los pedidos a los clientes. Supone buscar los productos, llevarlos a la zona de preparación de los pedidos, devolución sobrante de las mismas, preparación del pedido (embalado y etiquetado), control, etc.

Errores en el picking se producen por falta de metodología y desorganización de almacén y se traducen en pérdidas de tiempo con entregas más tardías o defectuosas. Afectando con ello en la satisfacción del cliente. Recuerda que cuando se comete un error con el cliente el nivel de trabajo se multiplica por tres.

Para solucionar esto: que lo expuesto anteriormente se cumpla y que las personas que conforman la plantilla tengan claro cómo debe funcionar el almacén. Y como optimizar sus tareas para que el factor humano sea un punto fuerte en la empresa.



Jose Miguel Navarro / Consultor Holístico & Coach Empresarial

www.AresProyectos.es