José de Jesús Gutiérrez Trujillo. in Ingeniería, Proyectista, Construcción Superintendente de Construcción de Instalaciones Eléctricas e Hidrosanitarias. Nov 22, 2019 · 5 min read · +700

Control Presupuestal de un Proyecto Constructivo – Técnica de Valor Ganado (VG). Ejemplo de su Aplicación.

Incluso hoy en día, donde los conocimientos están tan cerca de nosotros a tan solo un clic de distancia, existen profesionistas que no tienen el más mínimo ápice de curiosidad por aprender nuevas técnicas acerca de cómo realizar su trabajo más eficientemente, controlar de manera más indudable sus responsabilidades básicas, o simplemente llevar nuevas ideas a sus ámbitos de trabajo.

Esta inquietud manifestada, mejora así sus condiciones laborales, destacándose por ello de entre los demás, como un individuo con ideas y pensamientos innovadores, que dan resultados verdaderos; logrando finalmente un ganar-ganar para su compañía y para sí mismo.

Hablando específicamente de los proyectos constructivos, es común observar que aun con estos conocimientos tan al alcance de cualquiera, existan profesionistas dedicados al control presupuestal de proyectos que actúan como meros observadores de costos; son profesionistas que poseen a la mano volumetría ejecutada, cobrada y pendiente de ejecutar; montos económicos de lo estimado y lo no estimado; porcentajes de avance y retraso. Pero aún con este cúmulo de datos a su alcance, no tienen una herramienta sencilla y visualmente comprensible para saber si su proyecto va conforme a lo presupuestado, o no realmente.

Detectar si el barco va en curso o se desvía hacia la nada, es una manera análoga de decir que este cambio de rumbo, es un dato básico, imprescindible de saber para cualquier administrador de proyectos que desea tener oportunamente informaciones de: ¿con quién?, ¿cuándo? y ¿dónde apretar?, para retomar el camino correcto y tener la máxima ganancia para su empresa.

Valor Ganado (VG)

La técnica del Valor Ganado (VG) es una herramienta que nos permite medir integralmente el desempeño de un proyecto, tanto en tiempo como en costo. Para utilizar esta técnica requerimos desarrollar un plan de medición del desempeño del proyecto llamado Valor Planeado (VP) que no es otra cosa que nuestro “Presupuesto Base” establecido durante la etapa de planeación y que cualquier ingeniero de presupuestos debe tenerlo muy bien analizado en su Neodata, Opus, MS Proyect, Primavera o Excel o cualquier otro software que utilice para su trabajo.

El Valor Planeado requiere ser actualizado constantemente considerando todas las Ordenes de Cambio al Presupuesto para una revisión o análisis, a determinada fecha de corte del proyecto.

Con esta información actualizada podemos decir que:

El Valor Ganado (VG) es el porcentaje del presupuesto equivalente al avance del trabajo actualmente terminado y al compararlo contra el Valor Planeado identificamos si el proyecto se encuentra adelantado o atrasado respecto al programa.
Así mismo, al comparar el Valor Ganado contra el Costo Actual (CA) (incurrido para lograr precisamente avance de los trabajos) podremos concluir si los costos del proyecto se encuentran dentro o fuera del presupuesto.

Aplicación de la Técnica del Valor Ganado (VG) a un proyecto X.

Para ejemplificar el uso de esta valiosa técnica en el control de presupuestos constructivos, me permito compartir humildemente el siguiente ejemplo de un proyecto X, a manera de comprender mejor la idea de cómo es posible utilizar estos conceptos, encendiendo las alertas en caso de sobrecostos o retrasos de obra y así corregir el rumbo de un proyecto, desde la muy particular área de control presupuestal en cualquier constructora.

Primero expongo el Presupuesto Base o Inicial con el que inicia mi proyecto X, en el cual se puede apreciar las partidas más comunes para una obra de construcción eléctrica con una duración de 8 meses, (esto desde luego puede llevarse en Proyect o cualquier otro software que desee utilizar, pero a manera de ejemplo lo presento en una tabla de Excel), se puede apreciar las erogaciones consideradas mes a mes hasta el término de la obra.


Control Presupuestal de un Proyecto Constructivo – Técnica de Valor Ganado (VG). Ejemplo de su Aplicación.

Tabla 1. Presupuesto Base u Original


Figura 1. Gráfica de Erogaciones Planeadas del Proyecto

A continuación, expongo la tabla de control del proyecto la cual analizaremos a detalle también.


Tabla 2. Tabla Control de Presupuesto de Obra

En esta última tabla podemos ver que el departamento de presupuestos coloca su Presupuesto Base u original del proyecto de $2,275,014.00 pesos (col. A), pero también ya ha colocado sus Ordenes de Cambio al Presupuesto que ya fueron actualizadas por dirección y el cliente (col. B), dando un Presupuesto Actualizado (PAT) de $2,283,440 pesos (col. C).

Supongamos que el director del proyecto en el mes de junio realiza una junta de coordinación para saber el estado del actual del proyecto y pide al área de control de presupuestos que realice un corte en ese mes y presente resultados.

El área de control de presupuesto realice el corte en el 6to mes y establece que el Valor Planeado (VP) de la obra para junio es de $1,238,750.00 pesos (col. E), ya con las consideraciones de las ordenes de cambio autorizadas. Acto seguido el personal de obra reporta que se ha tenido un avance físico de 51.7 % (%Avan) (col. F) cuyo valor es la ponderación de los avances de cada actividad.

Este avance físico (%Avan) es independiente de las estimaciones pagadas y es en realidad lo que se ha logrado producto del esfuerzo del contratista y de los ingenieros de obra (la obtención de este porcentaje puede ser arrojado por softwares como MS Proyect o Primavera en función de los avances de cada actividad del proyecto, ya que como se explicó antes es una ponderación).

Desempeño del Proyecto Respecto al Tiempo

Como esta técnica del Valor Ganado (VG) del proyecto parte de estimar y revisar el valor ganado de cada partida a la fecha del corte, es necesario multiplicar el porcentaje de avance físico (%Avan) de cada partida por el Valor Planeado (VP) de cada partida, logrando así la columna G, que a su vez nos da un monto de $1,180,835 pesos que es Valor Ganado (VG) del proyecto.

Al realizar la comparación Valor Planeado (VP) vs Valor Ganado (VG), ambos con corte al 6to mes, observamos que tenemos un monto planeado de $1,238,750.00 pesos contra un monto ganado de $1,180,835 pesos, es así que concluimos que actualmente nuestro proyecto vale menos de lo planeado originalmente y por lo tanto se encuentra atrasado con respecto al programa de obra. Dicho, en otros términos, hemos avanzado menos de lo que realmente se tenía considerado para estas fechas, pues logramos un valor menor de lo esperado según nuestra planeación prevista en nuestro Presupuesto Actual. 

Desempeño del Proyecto Respecto al Costo

Para evaluar el desempeño del costo del proyecto, lo primero es obtener el Costo Total del Proyecto Actualizado a Término de la Obra (col. K) de $2,317,989.00 pesos y para ello hay sumar los costos de lo Contratado (col. H), lo Pendiente de Contratar (col. I) y las Ordenes de Cambio al Costo (col. J).

Posteriormente obtenemos nuestro Costo Actual (CA) al Corte (col. L) que resulta de multiplicar el porcentaje de avance (%Avan) (col. F) por el valor del Costo Total del Proyecto Actualizado a Término de la Obra (col. K) de cada actividad respectivamente. Dando por resultado $1,198,400.00 pesos que es Costo Actual (CA) al Corte del 6to mes para nuestro proyecto.

Por último, realizamos nuestra comparativa de Costo Actual (CA) al Corte vs Valor Ganado (VG), o sea, $1,198,400.00 pesos contra $1,180,835 pesos, siendo menor el Valor Ganado (VG), por lo que concluimos que nuestro proyecto se encuentra fuera de presupuesto.

Nota Importante: Obsérvese qué al obtener el Costo Actual (CA) es irrelevante lo que henos pagado, pues independientemente de los pagos, el trabajo ejecutado nos ha costado. Esta herramienta mide el desempeño del proyecto en costo y en tiempo, mas no así en flujo, para eso está el Programa de Erogaciones Planeadas del Proyecto.

Gráficas

Como apoyo visual al desempeño del proyecto con respecto del costo y del tiempo (que es precisamente con lo que inicie este artículo y que todo controlador de presupuestos debiera utilizar para toma de decisiones oportunas antes de que el proyecto se enfile hacia las pérdidas en el margen de utilidad, que desde luego nadie desea), he incluido la gráfica de Control del Proyecto con la técnica de Valor Ganado (VP). 



Donde se aprecia que la curva de Valor Ganado (VG) está por debajo de la curva de Valor Planeado (VP) indicando con esto retraso del proyecto conforme al tiempo y a su vez también la curva Valor Ganado (VG) se encuentra debajo de la curva Costo Actual (CA) indicando con esto que el proyecto está fuera de presupuesto.

Es así que con una simple gráfica podemos apreciar en una rápida mirada como esta nuestro proyecto en forma general, pero también, necesitamos saber cómo se comportará la obra con el desempeño mostrado hasta el momento y obviamente el no hacer nada para revertir estos números. La técnica de Valor Ganado también permite proyectar cual será el costo de la obra al término y también permite saber cuál es la fecha pronosticada donde concluirá todo.

Indicadores de Desempeño

Hacia el final de la Tabla 2, o sea, la Tabla Control de Presupuesto de Obra, podemos observar las secciones de Variación del Costo y Variación del Tiempo, tanto en monto como en porcentaje, los cuales nos indican el desfase que tenemos respecto a lo planeado vs lo ganado, para este 6to mes donde se realizó el corte; así mismo tenemos los indicadores de desempeño los cuales nos servirán para calcular los pronósticos de costo y tiempo del proyecto.

Estos cálculos son muy sencillos y están mencionados en cada columna de la Tabla 2, por lo que más bien expondré las preguntas que pueden responder con los resultados obtenidos a partir de estos números.

Con respecto a la Variación del Costo.

Pregunta 1.- A la fecha, mi proyecto se encuentra ¿dentro o fuera de mi presupuesto actualizado?, considerando obviamente todas las ordenes de cambio. ¿sí?, ¿no?, ¿con cuánto?

Respuesta: Mi obra se encuentra FUERA de presupuesto, $24,677.00, 1.5 %, al corte.

Acción: Apretar al personal de obra y contratista, ya que el valor que he ganado en obra no refleja en la misma proporción lo que me ha costado llegar a ese avance de obra. Es decir, de seguir así, mi obra se saldrá de presupuesto al terminar la obra.

Con respecto a la Variación del Tiempo.

Pregunta 2.- ¿Se encuentra el proyecto atrasado o adelantado?, con respecto a las erogaciones que se tenían planeadas según el presupuesto original ¡desde luego!

Respuesta: El proyecto se encuentra ATRASADO respecto al programa de erogaciones previstas, 4.7 % al corte.

Acción: Apretar al personal de obra y al contratista, ya que el valor que he ganado en obra no refleja en la misma proporción lo que me ha costado llegar a ese avance de obra. Es decir, de seguir así, mi obra se terminará fuera del tiempo ocasionándome más gastos de operación.

Con respecto al Pronóstico de Costo al Término.

Pregunta 3.- ¿Cuál es el pronóstico del costo al término?

Respuesta: El PCT = 1/IDC x PAT = 1/0.985 x $2,283,440.00 = $2,318,213.20 pesos, en lugar de $2,283,440.00 pesos.

Con respecto al Pronóstico de la Fecha de Terminación.

Pregunta 4.- ¿Cuál es el pronóstico de la fecha de terminación?

Respuesta: EL PFT = 1/IDT x 8 meses = 1/0.953 x 8 = 8.39 meses, es decir, 11.8 días más de atraso.

Conclusiones

A modo de conclusión, puede afirmarse que la Técnica de Valor Ganado, principalmente, cubre las tres más importantes áreas de conocimiento de la Gestión de Proyectos: Gestión del Alcance, Gestión del Costo y Gestión del Tiempo. Esta herramienta es un método que se utiliza para la medición del desempeño. Integra las mediciones del alcance del proyecto, costo y cronograma (plazos) para ayudar al equipo de dirección del proyecto a evaluar y medir el desempeño y el avance de un Proyecto.

Es una técnica de dirección de proyectos que requiere la constitución de una línea base integrada con respecto a la cual se puede medir el desempeño durante la ejecución del proyecto. Los principios de la Técnica de Valor Ganado pueden aplicarse a todos los proyectos, en cualquier tipo de industria.