MARCOS FORTUNY CANO in Economistas y Financieros, Gestión Administrativa, Financieros / Banca Técnico de Comercio Exterior (Back Office) • DXC Technology Sep 12, 2020 · 4 min read · +500

COMO ABRIR (CORRECTAMENTE) UN CRÉDITO DOCUMENTARIO DE IMPORTACIÓN

Un crédito documentario es una operación compleja en la que intervienen numerosos participantes y en la que éstos deben realizan una gran cantidad de procesos, diferentes unos de otros. Sin embargo, la apertura del crédito en sí misma tiene una importancia capital por encima de todas las demás, no solo porque sea el punto de arranque de la operación sino porque la gestión de todos los procesos que sucederán con posterioridad a la misma dependerán de lo bien (o mal) que se haya hecho ésta. Por tanto, surge la duda de cómo podemos garantizar que una carta de crédito se abre de manera correcta.

El primer paso consiste en que el ordenante del crédito facilite a su banco, el banco emisor, información completa y detallada acerca de la operación que espera poner en marcha. Para muchos importadores ello implica aportar una copia de la factura proforma así como unas breves indicaciones adicionales al respecto. Ello, cuando no se da el caso de que el importador delega muchos aspectos de la apertura del crédito en los gestores de su banco, indicándoles que hagan “lo que consideren mejor para sus intereses”. Estas prácticas resultan completamente inadmisible pues solamente el importador sabe los términos a los que ha llegado con su proveedor y debe ser él quien facilite los requisitos indispensables del crédito: fechas, importes, descripción de la mercancía, documentos a requerir, diferenciando entre el numero de originales y copias, así como las condiciones, tanto generales como particulares que deban reunir los mismos, entre otras. Todo ello excede del contenido de una factura proforma y debe aportarse por escrito a la entidad.

Resulta indispensable por tanto acompañar la factura proforma, la cual no deja de ser de utilidad y por tanto necesaria, con una carta de instrucciones en la que se recojan todas estas instrucciones así como cualquiera otra que se considere necesaria. Todos los bancos disponen de formatos modelados o plantillas a tal efecto que son de libre acceso para sus clientes y que se les facilitarán con gusto si se les requiere. No obstante, prácticamente todas las empresas mantienen relaciones con 2 o más bancos a fin de diversificar sus fuentes financieras y trabajar con tantos tipos de plantillas puede llegar a resultar complicado y confuso, cuando no directamente molesto. En tales casos siempre existe la posibilidad de acompañar la factura proforma con una carta de instrucciones de elaboración propia, a condición de que la misma sea completa y aporte las instrucciones necesarias de manera clara.

¿Cual es entonces la mejor opción?¿el formato modelado de la entidad o un formato propio? Mi recomendación es usar, siempre que sea posible, el formato modelado de nuestro banco, por una sencilla razón. El proceso para abrir un crédito documentario es diferente en cada banco, pues cada uno dispone de su propio sistema informático. Sin embargo, en todos los casos estamos hablando de un proceso secuencial, en el que los datos se introducen en el sistema poco a poco y de forma ordenada. Los técnicos, al estar acostumbrados y en cierto modo entrenados para trabajar con la plantilla de su entidad, saben en todo momento, conforme van introduciendo éstos datos (fechas, importes, cantidades, descripción de la mercancía, condiciones adicionales, etc.), donde pueden encontrar cada uno de ellos, lo que agiliza enormemente la tarea haciendo que la apertura sea mucho más rápida. Por el contrario, si deben extraer los detalles de la apertura de una carta o formulario que les es desconocido, ello implica una mayor pérdida de tiempo, pues deben buscar cada uno de ellos a lo largo de un documento con el que no están familiarizados. Esto conlleva igualmente una mayor probabilidad de cometer errores involuntarios y retrasos en las gestiones, dando por hecho, por ejemplo, que faltan datos fundamentales para la apertura cuando éstos pueden estar “escondidos” y ser difíciles de encontrar.

Usando pues el formato modelado de la entidad, no solo tendremos el condicionado del crédito a nuestra disposición más rápidamente que empleando una carta de instrucciones propia, sino que también veremos reducida la probabilidad de que el mismo contenga errores achacables a los técnicos.

Una vez tenemos claras las instrucciones precisas que debemos facilitar a nuestro banco surge la pregunta de si el crédito se debe abrir directamente o de si merece la pena solicitar primero un borrador del condicionado. Mi consejo siempre es, bajo cualquier circunstancia y condición, pedir un borrador antes de solicitar la emisión en firme. Toda operación de crédito documentario nace de una negociación previa entre comprador y vendedor así como de la formalización de un contrato de compraventa internacional. A través de un borrador podremos saber si las instrucciones que le hemos facilitado a nuestra entidad financiera han sido las correctas y si éstas reflejan claramente las condiciones del contrato. Así mismo, se podrá garantizar que los técnicos encargados de plasmar dichas condiciones en el texto del crédito han entendido correctamente las mismas. Por otro lado, es de importancia capital, una vez el importador haya revisado el borrador y dado su visto bueno, que le facilite una copia del texto a su proveedor con el objetivo de que éste también pueda tener una idea de la operación que va a recibir y proponer cualquier mejora o cambio sobre los términos.

La importancia del borrador no puede ser desestimada así como así, y aunque en el comercio internacional muchas veces todo se mueve más rápido de lo que uno desearía, hay que intentar hacer las gestiones con paciencia. Cuanto más tiempo le dediquen toda las partes al borrador en sí, mayores serán las probabilidades de que la operación se conduzca sin contratiempos una vez la misma se haya emitido. En la mayoría de casos, un borrador, así como las modificaciones que se hagan en el mismo, no representan coste para ninguna de las partes. Sin embargo, en el momento que el crédito se emite en firme, si se ha cometido cualquier error y el mismo debe ser rectificado mediante una modificación, ésta si conllevará cargos y cada parte deberá afrontar la correspondiente comisión de modificación que le repercuta su banco. Así, cuantas más modificaciones, mayor coste. Coste que se podría haber evitado trabajando el crédito exhaustivamente en su fase de borrador.

Existe otro riesgo que hay que tener en cuenta y que suele pasar desapercibido tanto para el ordenante como para beneficiario del crédito. La herramienta fundamental de trabajo para los técnicos que revisan la documentación, una vez ésta se va presentando en los distintos bancos es, a parte de la obligatoria normativa UCP600, la mensajería SWIFT intercambiada entre las partes. Si un crédito se ha emitido tras un trabajo minucioso en su fase de borrador, lo lógico es que no deban hacerse modificaciones en el mismo, y por tanto, los técnicos trabajarán con un único mensaje, el MT700/MT710 de apertura, lo que simplifica enormemente su labor. Por el contrario, si un crédito se emite de forma irreflexiva y sin un estudio previo del borrador, en caso de modificaciones, el número de mensajes con los cuales los técnicos se ven obligados a trabajar se incrementa. Cuantas más modificaciones se hagan, mas difícil se hace el trabajo de los técnicos y más probable es que, bien sea en el banco del beneficiario o en el banco emisor, se pueda comentar un error en el proceso de revisión. Un error que puede nuevamente suponer un coste económico para las partes (normalmente el beneficiario) así como una demora en la gestión. Un crédito sin modificar es el sueño de cualquier gestor. Una o dos modificaciones, en caso de ser sencillas, representan el límite aceptable. Cuando se presenta un crédito con 3 o más modificaciones, la gestión del mismo se convierte directamente en un suplicio.

Por tanto, solicitando un borrador de la operación previamente a la emisión en firme, veremos minorados los costes generales del crédito documentario y reduciremos igualmente el riesgo de errores y demoras en la gestión de la operación.

A pesar de todo ello, hay ocasiones en las que por circunstancias de la vida no queda más remedio que modificar las condiciones de un crédito ya emitido. En casos así, impera nuevamente lo dicho hasta este punto. A la hora de que el importador solicite una modificación a su entidad debe hacerlo siempre por escrito, aportando unas instrucciones claras y precisas que no den lugar a interpretación acerca del qué y cómo se debe modificar.

Siguiendo todas estas pautas contribuiremos a hacer más llevadero y seguro el proceso de apertura de nuestros créditos documentarios de importación.

Hasta la próxima.COMO ABRIR (CORRECTAMENTE) UN CRÉDITO DOCUMENTARIO DE IMPORTACIÓN