Las claves para implementar un Sistema de Control de Gestión

Las claves para implementar un Sistema de Control de Gestión

Sea cual sea la fase en que se encuentra tu proyecto, si hay algo que seguro tienes claro, es que para poder avanzar y crecer, tienes que ser capaz de saber en qué punto te encuentras, qué estás haciendo bien, regular y qué mal.


Y esto sólo se consigue con Control: analizando, midiendo y evaluando los resultados de tus acciones, y planificando las futuras acciones a tomar en función de ello.


El control de Gestión es Si o Si una pieza clave en la estrategia de tu negocio. Es sin duda, la única manera de avanzar con buen paso hacia el siguiente escalón: asegurarte de que no queda ningún cabo suelto, tener la certeza de que lo “estás haciendo bien”.


No te engañes, el Control no es algo reservado a los “grandes”,  sea cual sea tu tamaño puedes (y debes) construir un sistema que te permita controlar la evolución de tu negocio.

La clave está en conocer tus necesidades y adecuar el sistema de control a tu estrategia.

Si te interesa conocer las claves para diseñar un sistema de control de getión “a tu medida” sigue leyendo este post.


¿Que es el control de Gestión?

El control de gestión es la función empresarial que se encarga de revisar, auditar y supervisar el grado de cumplimiento que tu negocio tiene en el día a día respecto al plan Previsto.

Esta función junto al análisis y la planificación de negocio son piezas clave en el desarrollo de cualquier estrategia dónde es necesario analizar el contexto actual, planificar el futuro y controlar que los planes previstos se ajusten a las previsiones.

Por lo tanto tres funciones :

Análisis.

Planificación

Control.

Con un Objetivo:

Guiar la estrategia de la empresa y facilitar la toma de decisiones.

Estas tres funciones  son “facilitadoras” de las dos siguientes responsabilidades de la alta Dirección:

  • Organizar y priorizar las acciones a realizar
  • Ejecutar las acciones.


El Control de Gestión Integral actúa como  elemento “cohesionador” de las diferentes áreas de la empresa.  Su función es detectar, controlar y corregir los factores clave de cada área que tienen una incidencia directa o indirecta en la consecución de los objetivos marcados en tu Plan estratégico.


Cómo implementar un sistema de control de Gestión en 4 pasos.

SI estás decidido a coger las riendas de tu negocio y quieres olvidarte de esa sensación de  “actuar a ciegas” empieza definiendo  un sistema de control de gestión que te permita evaluar tu desempeño.


Estos son los pasos que tienes que seguir:


1-Visualizar la Visión del futuro y decidir la Meta.

Cualquier proceso comienza con el análisis del punto de partida y la determinación de qué se espera conseguir: la meta final y última.


Para ello es básico conocer en qué punto estas, así que interroga te:


  • ¿Tienes definido un Plan estratégico para tu negocio?
  • ¿Visualizas dónde quieres estar en un plazo de 5 años vista?


SI tus respuestas son que NO, será difícil que tengas clara, cuál es tu meta. Y sin meta, difícilmente podrás saber cuáles son los pasos que tienes que dar para llegar a tu destino, mucho menos medir y controlar si los estás dando de forma adecuada.

Es básico antes de empezar disponer de un enfoque claro de la misión y de la visión perseguida en nuestro proyecto.

Para fijar la meta es básico partir del análisis de la situación de partida (DAFO) y decidir en base a ello la estrategia a seguir para cumplir la visión perseguida.

2-Define los Objetivos SMART

Si ya tenemos clara la estrategia a seguir para alcanzar nuestra visión, es momento de decidir que Objetivos estratégicos SMART  (Específico, medible, alcanzable, relevante y con un plazo) medirán el desarrollo de la estrategia escogida.

Sin objetivos, no hay planificación, y  sin planificación no hay control, así de simple.


Los objetivos SMART son en realidad el resultado de desmenuzar el objetivo-Meta o visión perseguida de nuestra misión, en subpartes, necesarias para la consecución del primero.


3-Define los indicadores de seguimiento.

Cada objetivo SMART debe tener un indicador principal que lo mida y puede tener varios indicadores auxiliares que lo complementen.

La definición de los KPI o indicadores clave de rendimiento, te permitirá formular y medir el cumplimiento de los objetivos.

Es momento de “comprometerse” fijar valores para los indicadores clave.

Estos valores "Objetivo" son los que convierten los objetivos en algo concreto y medible.

El valor a alcanzar en nuestro objetivo debe ser realista y alcanzable en el plazo previsto.

4-Planificación temporal de los objetivos

Para que un sistema de control de gestión sea realmente útil y eficaz, debes poder medir tus acciones en el muy corto plazo.

De nada sirve fijar un objetivo anual de crecimiento de ventas, por ejemplo, del 30%, si no sabes cuánto tienen que crecer tus ventas mensualmente para llegar a conseguir ese objetivo. 

Fraccionar el objetivo, en micro-objetivos, mensuales o incluso diarios, es algo necesario para poder  analizar antes del “vencimiento” si vamos a lograr o no los objetivos, y tomar a tiempo, las decisiones oportunas.

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Nuria Garcia Jul 21, 2020 · #2

#1 Muchas gracias Alfonso por tu aporte. Tienes toda la razón!.
Un cuando de mando para que funcione debe tener indicadores muy muy "buscados" , sino puede tener justo el efecto contrario: distraer, más que aportar.
Ahí está precisamente la clave del éxito de un buen CMI.

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ALFONSO LUNA ASIAN Jul 8, 2020 · #1

Me enseñaron que el cuadro de mando integral debe parecerse a un cuadro de cabina de control de un tren; en vez, que a un cuadro de cabina de control de un avión. Menos muchas veces es más. Primero porque es costoso y segundo controlar tantos indicadores y hacer seguimiento implica demasiado tiempo y que muchas veces la información que te arroja no es importante. Antes de diseñar indicadores porque tu jefe te pidió información acerca de algo; créalos y luego analiza si es necesario mantenerlo y si tu respuesta es no, elimínelo.

Muy bueno tu post.

Un saludo.

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