Rodrigo Vianna in Organização, Engenheiros e Técnicos, Produtividade Supervisor QSMS & Black Belt • Dover Fueling Solutions 07/01/2020 · 3 min read · 2.7K

GTD (Getting Things Done) & eu

GTD (Getting Things Done) & eu

Sempre fui um falso organizado. Você deve conhecer o tipo: o cara anota tudo, anda sempre com uma agenda e tem prazer riscar “check” numa lista de tarefas. Mas por que digo que eu era um falso organizado? Pela quantidade de vezes que, apesar de todos esses rituais, eu perdia prazos ou simplesmente me esquecia absolutamente de alguma entrega importante. Não era nada alarmante, mas produzia em mim uma sensação desagradável de “acho que estou esquecendo alguma coisa...”.

Em 2015, mudando para uma nova área, com um chefe direto mais exigente e metódico, senti a necessidade de buscar uma vida mais organizada. E quando falo de vida, me refiro a todos os aspectos dela, não apenas às questões profissionais. Foi quando escrevi no Google “vida organizada” e acessei um blog (vidaorganizada.com) que falava mais sobre a metodologia desenvolvida pelo americano David Allen, chamada GTD (Getting Things Done, ou Fazendo as coisas acontecerem, em tradução livre).

O GTD consiste em 5 etapas: Coletar, Esclarecer, Organizar, Refletir e Engajar. Basicamente trata-se de organizar de modo lógico todas as “tralhas” que nos chegam pelas mais diversas caixas de entrada da nossa vida: e-mails, mensagens de Whatsapp, ideias aleatórias, demandas de reuniões, solicitações do chefe, necessidades de consertos em casa, etc. Muitas vezes essa diversidade de coisas viram “vozes” na nossa cabeça, nos interrompendo frequentemente quando estamos engajados em outra atividade que não aquela da qual lembramos. E a sensação de inquietude aumenta.

Existe muito material interessante sobre como implementar o GTD, além da leitura do próprio “livro-texto” do David Allen (A arte de fazer Acontecer) – então não vou dedicar tempo escrevendo sobre isso. Gostaria de focar em compartilhar algumas rotinas que eu implementei e que funcionam na maior parte das vezes.

Capturar tudo em um único local confiável

Um grande obstáculo às iniciativas de organização pessoal é não lembrar onde exatamente você anotou algo – ou pior ainda, guardar estes registros na memória. Por isso, parei de sobrecarregar minha cabeça guardando coisas nela (ao invés de usa-la para ter ideias) e passei a anotar tudo em aplicativos de celulares com interface para a web. Já usei o Todoist e atualmente utilizo o Wunderlist. Como quase sempre estou com o celular à mão, então capturar aquela lembrança repentina ou uma solicitação que surja na hora fica bem mais fácil. Ao mesmo tempo, quando estou em frente ao computador (quase sempre), posso acessar minhas listas de atividades com boa navegabilidade (melhor do que na pequena tela do celular).

Quando estou numa reunião, anoto as informações/solicitações/insights num caderno quadriculado. No final do dia, verifico aquelas notas e as registro de forma mais clara no Wunderlist, na minha caixa de entrada. Não considero isso retrabalho, até porque muitas das anotações não demandam ação, mas viram uma referência a ser mantida apenas como tal.

Revisões regulares das minhas anotações

Ao passo que o hábito de captura é algo diário, pelo menos 1 vez por semana procuro dedicar uns 30 minutos a processar aquelas minhas anotações. Isso faz com que todas as entradas na minha caixa central sejam relembradas e, dependendo da importância ou contexto em que me encontre, eu possa me engajar nelas. Daí nada fica esquecido propriamente dito, mas encubado para quando eu estiver no local certo ou com os recursos apropriados para execução.

Algumas ideias, embora interessantes, não são a prioridade para o momento – então elas entram numa lista chamada “Um dia/Talvez”. Isso não significa que elas ficarão na prateleira empoeirada da minha memória, pois pelo menos 1 vez por mês eu repassarei essa lista para ver se existe algo no qual seja possível eu me engajar (às vezes aquelas circunstâncias ideais já existem e agora é só colocar a mão na massa).

Criação de uma gestão agradável do meu backlog

Sou uma pessoa analógica. O ato de escrever no papel tem um efeito quase terapêutico para mim. Eu não “sinto” bytes, mas o que eu escrevi numa folha de caderno assume uma clareza bem maior pra mim.

Na minha revisão de final de mês, gosto de escrever os principais compromissos que terei no mês seguinte – não se trata de uma transcrição da minha agenda do Outlook para o caderno; anoto aquilo que não é rotina ou que me demandará um tempo/energia maior do que as atividades já no piloto-automático. Gosto de estipular também as prioridades para aquele mês – coisas que eu gostaria de ter concluído depois de 30 dias.

Então, tendo em vista minhas entregas para o mês e o tempo que terei disponível para me dedicar a elas, eu transfiro essa priorização para o nível diário – em que atividades eu preciso me empenhar hoje para que aquele objetivo no fim do mês seja atingido?

Gosto de usar uma ferramenta chamada de Bullet Journal. Ele é um misto de agenda, com gestão à vista, com repositório de informações. Tive 19 agendas (de 1996 até 2014), mas em 2015 resolvi abandoná-las e usar esta nova forma de organização. Não me arrependi. Gosto da flexibilidade que ela me dá e de poder iniciar um novo planejamento a qualquer momento do ano. Também existe muito material na web sobre esta técnica, inclusive no seu site oficial e um “livro texto” recentemente publicado.

Dá sempre certo?

Não. Mas não por conta do método em si. Entendo que na maioria das vezes em que ainda perco um prazo ou me esqueço de uma entrega, isso vem pela ruptura das rotinas que mencionei, além de outros fatores que vou mencionar num próximo artigo em breve.



Rodrigo Vianna 08/01/2020 · #2

Oi Cesar! Obrigado pelo feedback. Sou apaixonado pelo tema "organização e Produtividade" e sei como às vezes é difícil lidarmos com todas as demandas e coisas que chegam às nossas caixas de entrada (e-mail, whatsapp, papéis na mesa, etc). Acho o GTD realmente muito bom nesse sentido.

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Cesar Loureiro 08/01/2020 · #1

Rodrigo, sofro do mesmo problema. Para mim é a criatividade, sempre tenho uma ideia que "exige" sair da minha cabeça. Hoje luto para manter uma forma organizada de pensamento e rotina mas confesso que é um desafio. Obrigado pela postagem.

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