Gestão de Materiais - História dos Almoxarifados - Suprimento - Logística - Crescimento da Área

Gestão de Materiais - História dos Almoxarifados - Suprimento - Logística - Crescimento da Área
Sempre estudei esta área, na mineração, ferrovia e usinas de pelotização. Pude formar um pouco da imagem do seu valor econômico, tático, estratégico e operacional. Nas Minas de Carajás fui treinado, pelos Gerentes de Departamento, para sempre conhecer os custos de diesel, explosivos, pneus dos fora de estrada, correias transportadoras e materiais fundidos, indiferente da área de trabalho. O objetivo da Superintendência, sempre foi criar uma mentalidade de gestão de custo, ou filosofia compartilhada, unindo as pessoas e esforços comuns. A Mineradora que controla fortemente e coloca gente certa na liderança para cuidar destes itens / insumos, de maneira eficiente e os seus estoques adequadamente, não quebra fácil no mercado. É lógico que demanda aprimoramento constante de controle, atualização, pesquisa, treinamento e mudanças no sentido de melhoria contínua e dinâmicas de gestão do negócio e setores, apoiadas em políticas, diretrizes e estratégias que agregam valor a todo este processos e outras ações integradas e definidas de uma empresa avante: vejam que 22% dos custos de mineração é diesel nas ferrovias chega 24%, peças 10%, Explosivos 12%, pneus 4%, Energia 2%. Tudo isto passa por suprimentos, logística e almoxarifado ( 1% de economia é muito dinheiro , nas grandes mineradoras)

OS VALORES ENVOLVIDOS:

25% a 40% de cada centavo faturado pela empresa é para compra de produtos e serviços. A Gestão de Materiais combinada com suprimento e logística, formam um conjunto de práticas de suporte e apoio operacional importante, para assegurar a produção, adquirindo materiais, serviços e contratos nos preços e valores mais adequados, qualificados e competitivos da praça. Recebe, estoca e expede, seguindo o mais lucrativo para a empresa. As responsabilidades, comunicação e o sistema de gestão anteriormente usados, ou procedimentos de antes, não atendem mais a movimentação destas três áreas unidas e integradas. Os processos mudaram, mudam e vão continuar mudando. Estão sempre em movimento, substituindo, renovando técnicas, conhecimento e alterando o know how. É necessário criar um forte programa de Avaliação e Desenvolvimento de Fornecedores, Estratégias velozes, Planejamento, Organização, Investimento e Treinamento em Ciência de Suprimentos, Administração de Materiais , Pesquisa Logística e Operação de Almoxarifados. Integrando pessoas , processo e tecnologia. A Gestão Geral de Materiais só tem dois caminhos e resultados a seguirem, que refletem diretamente na Economia, Finanças e Controle; ou as empresas ganham, ou perdem dinheiro nesta área. Se elas descuidarem da gestão e comunicação compartilhada dos níveis de estoque, há uma elevação desnecessária, que afeta a cobertura. Não acompanhando de perto, as perdas por má conservação de materiais, ou matéria prima, as perdas são altíssimas e podem impactar no processo de produção. Se falhar em controles, idem

É um setor da empresa, que deve ser visto com atenção e visibilidade estratégica de competitividade, eficiência e lucro. A área requer ampla comunicação, cooperação e união de todos os departamentos para fortalecer e gerenciar compartilhadamente os níveis de estoques com auditorias, metas e justificativas de comportamento destes estoques, que é um parâmetro de Economia da Empresa. Existem ainda gestão, melhorias da formatação dos contratos, decisões importantes de custo, reuniões, negociações tensas, planejamento de ações, além de um amplo processo que envolve detalhes a considerar sobre as leis / legislações, impostos, tributações e detalhes que envolvem habilidades e conhecimentos específicos. O Gerente sempre conta com pessoal treinado, motivado, qualificado tecnicamente e comportamentalmente. A liderança, comunicação, estratégias de atendimento cada vez mais ágil, para atingir eficiência é o foco das operações deste trabalho. Contando também com todos os departamentos da empresa, sempre unidos, que é o que vai subsidiar o sucesso gerencial. Suprimento, Logística e Almoxarifados são fornecedores de todos Departamentos. Sua "Missão Mor" é contribuir com o suporte logístico à produção, operação, manutenção, engenharia, projetos e todas outras áreas apoiadoras do sistema de administração da empresa.

A PESQUISA: Almoxarifado, dos primórdios à administração moderna, nível de estoque, quantidade de itens, valor imobilizado e formação de indicadores que medem a eficiência de administração de materiais e almoxarifados. 

Desde, quando ocorreu a invasão árabe na Península Ibérica, que a palavra “al-xarif” designava a pessoa de confiança do Sultão, responsável pela guarda dos bens, patrimônios, chaves de locais de pouco acesso e outros controles orientados do seu senhor. Também tinha autonomia para cobrar impostos. Poderia ser o tesoureiro da casa do senhor dominante. Essa passagem indica que a atividade de almoxarifado já era praticada.

A origem da palavra almoxarife:

Vem daquele vocábulo que através de metaplasmos de transformação, chega até os nossos dias atuais , gerando também o nome do setor, ou atividade, o chamado Almoxarifado. Nessas definições e estudos da Administração e mesmo com as suas mudanças, o Almoxarifado sempre foi e é  um substantivo masculino que indica uma sala ou prédio, cuja função é armazenar diversos objetos. Esta palavra hoje está muito relacionada com a área da logística, porque remete para um armazém onde são guardados diversos tipos de materiais, equipamentos, insumos e matéria prima em segmentos industriais e serviços diversos.  .

OS PRIMEIROS ALMOXARIFADOS:

Os primeiros almoxarifados que surgiram nas empresas foram em forma de depósitos. A maioria das vezes inadequados, os materiais eram acumulados sem qualquer tipo de técnica ou ordenação. A mão de obra utilizada era desqualificada e a identificação dos materiais era dificultada. Havia perda de tempo, baixa produtividade interna e externa para os usuários de materiais e outros problemas que geravam ineficiência de apoio operacional e suporte. As primeiras organização dos almoxarifados, foram trazidas, copiadas ou inspiradas no ambiente militar dos exércitos, que tinham rígido controle de armas e munições.

  • A EXPANSÃO E EVOLUÇÃO:

 Com o tempo e a expansão industrial, surgiram sistemas de manuseio, controle e movimentação. que tornaram muito sofisticadas, o que elevou a produtividade, melhorou o controle e maior nível de segurança nas operações e maior dinâmica nas informações circulantes. Muitas auditorias recomendaram às empresas melhoria dos almoxarifados e a alta administração, hoje Governança Corporativa, o comprou esta ideia para melhorem os ganhos em ativos e aumentarem os lucros dos acionistas.  Assim passaram a entender, que dentro de uma economia globalizada, quanto menos estoque melhor, e o que é estocado hoje, não se encontra em prateleira do mercado. São itens caros e muitos de importação, o que redobra os cuidados deste tipo de gestão. Depois de milhares de anos o almoxarifado é vastamente incorporado e tendo sua estrutura reconhecida formalmente nas empresas, como o local de guarda de materiais de uma forma ordenada, organizada e gerida com sincronismo para disponibilização, controle de centro de custos e agilidade para contribuir principalmente com o Depto de Manutenção. Os Almoxarifados são áreas que cuidam, dependendo de algumas empresas como mineração e ferrovias por exemplo, de milhões de US$ em estoque, que são ativos importantes vinculados à Economia e Finanças das Empresas. Os materiais importados tem custos dolarizados e isso eleva os valores das somas em milhares ou milhões de dólares imobilizados em forma de ativos parados. 

OS DIFERENTES TIPOS DE OPERAÇÃO E PORTE DE ALMOXARIFADOS:

 Dependendo do porte, complexidade e tipo de operação, os almoxarifados são operados em grandes galpões e máquinas especais para movimentação de materiais internos e externos. Grandes prateleiras industriais suportam o recebimento, armazenagem, expedição e distribuição dos materiais. Pode ser um local coberto ou não, e vai variar com condições dos materiais, fatores climáticos controláveis ou não, com alto nível de segurança ou não, tudo dependendo do tipo de material a ser acondicionado e das normas necessárias para o correto acondicionamento, localização, movimentação e riscos envolvidos.

AS MUDANÇAS E FORMAS DE ENXERGAREM A ATIVIDADE:

Almoxarifados passaram ultimamente por uma fase de modismos e trocas de nomenclaturas, oriundas de recomendações de consultores de outros segmentos. Houve uma tentativa de generalizar e transformarem o termo Almoxarifados em Armazéns a cerca de 10 anos, assumindo essa função, mas as empresas têm se voltado à visão convencional que sempre balizou essa área desde a logística militar, e que a missão de um almoxarifado é manter a empresa abastecida sempre de materiais e matéria prima de forma continua, e racionalmente, assegurando de que não ocorrerá interrupção no processo produtivo e de apoio administrativo da empresa, operando com o mínimo de estoque. 

ALGUMAS ESTRATÉGIAS DE GESTÃO, LIDERANÇA, CONTROLE, ORGANIZAÇÃO, TECNOLOGIA E POLÍTICAS DE TRABALHO:

Por estratégias as empresas tendem a reduzirem propositalmente as áreas de almoxarifado, justamente para provocar iniciativas criativas de operarem com o mínimo de estoque fazendo um criterioso trabalho que é normatizado por itenização, classificando a categoria de materiais por famílias (organização e gestão ) prioridades 1,2, 3,4 onde: 1 afeta, pára o sistema de produção e traz risco de acidente, 2 provoca perdas elevadas, 3 provoca perdas, 4 tratamento normal.  Em razão das técnicas e orientações baseada na economia das empresas, relativa altas somas de dinheiro (muitas vezes em US$) imobilizadas nos estoques as recomendações da Alta Administração é operar com o estoque baixo. A automatização investimentos em rampas e outras que reduzem o trabalho físico de força humana tendem a ser substituídos por robótica e inteligência artificial nos próximos anos. Quanto maior o emprego de tecnologia menor necessidade de mão de obra.

AS REFERÊNCIAS DA EFICIÊNCIA, PESSOAS, PROCESSO E TECNOLOGIA:

Para eficiência operacional de almoxarifado a referência técnica é acuracidade que é um adjetivo, sinônimo de qualidade e confiabilidade da informação, “acurado” , significa feito ou tratado com muito cuidado. Para a logística o mesmo possui o seguinte significado; “Grau de ausência de erro ou grau de conformidade com o padrão” . Manter corretas as informações sobre saldos em estoque é um dos grandes desafios mais ainda, quando buscamos trabalhar com níveis enxutos e com elevada freqüência de acessos, isto é , mais e mais recebimentos e apanhes. isto aumenta o risco da imprecisão nos registros das respectivas transações.

COMO SÃO VISTOS OS ALMOXARIFADOS NA GESTÃO DO SÉCULO XXI:

Dados recentes mostram que a área de almoxarifado nos últimos 15 anos vem sendo percebida pela Administração Superior e auditorias externas como local onde se concentra valores altos e com isso buscam investimentos em métodos modernos para controle e gestão de estoques com foco em redução de custo e treinamento de pessoal. O uso de TI com softwares avançados tem sido a medida adotada de forma padrão. O SAP nas empresas de grande porte lidera essa iniciativa e tem sido elogiado pela robusta perfilação exata de dados. É uma área que tem muito espaço para o melhoramento e absorção de profissionais de Engenharia, Administração, Economia, Ciências Contábeis e Auditorias. A nossa constatação é obtida pelo crescimento gradativo de TCC de MBA´s focados em Administração de Materiais em todo Brasil. Esse tema vem sendo muito adotado, o que mostra uma bilateralidade de percepção, tando no meio acadêmico, quanto empresarial.

COMO AS ESCOLAS TEM SENTIDO A EXPANSÃO DESTA ÁREA E BUSCADO ATENDER:

Várias instituições acadêmicas tem buscado a criação de cursos técnicos, tecnólogos e pós graduação voltados as melhores técnicas de gestão, organização e conservação de materiais, até porque os Almoxarifados tem uma relação cada vez mais estreita com a Logística que é um segmento que cresce muito na Administração Geral. Foi detectado carência de mão de obra especializada. A área foi muito utilizada para abrigar pessoas de outras áreas da empresa sem inclinação para controle e treinamento adequado. Algumas empresas transferia para áreas de almoxarifado e suprimentos, aqueles técnicos e supervisores de manutenção tarimbados por muitos anos nas áreas operacionais. Esses profissionais dentro de almoxarifado contribuem para o sincronismo com suprimento e são eficazes na padronização, enxugamento e depuração de estoques com aptidão e muita facilidade para atender a manutenção. Esta inciativa é brilhante e produtiva.

O MIX DE ATIVIDADES INCORPORADAS NA GESTÃO DE MATERIAIS, ALMOXARIFADOS E A CADEIA DE SUPRIMENTOS, ENVOLVENDO LOGÍSTICA:

Portanto é uma área de grande importância no contexto empresarial, que chega até estar incorporada a logística. Uma deficiência de armazenagem pode trazer graves problemas operacionais afetas ao processo produtivo, e uma boa gestão dos itens armazenados eleva os indicadores de eficiência gerencial. O porte de um almoxarifado, sua estrutura, instalações e equipamentos de armazenagem, dependem da atividade exercida pela empresa e do tipo e volume de itens a serem estocados, bem como das quantidades dos mesmos pré-dimensionadas. Algumas empresas tem colocado a Gestão de Ativos Patrimoniais e Controle sob os cuidados das áreas de almoxarifado, por entenderem que as aquisições da empresa devem passar pelo processo de recebimento, atividade que a área é especializada e compatível para assumir esta atribuição.  

AS EMPRESAS DE EXCELÊNCIA TRATAM OS ALMOXARIFADOS COMO CENTRO DE ARMAZENAGEM, CONTROLE EXPEDIÇÃO DE MATERIAIS E LOGÍSTICA DE SUPRIMENTO E DESENVOLVIMENTO (SISTEMA INTEGRADO)

A área destina recursos que visam uma  gestão de almoxarifado destacada, desde o processo de armazenagem, incluindo sua documentação, a informatização que se iniciou com o famoso IMS, monitoram os controles adotados. Buscam o conhecimento e aprimoramento das normas de estocagem e de segurança. Adotam uma rígida prioridade da necessidade de realização de inventários periódicos, a análise de indicadores gerenciais de almoxarifado (acuracidade, nível de serviço, materiais sem giro/obsoletos), até a especialização dos recursos humanos empregados, em seus três níveis: estratégico, tático e operacional. Exemplos práticos sobre custos de estocagem e separação de pedidos, localização de materiais, paletização e conteinerização subsidiam esses assuntos hoje interligados a pura logística.

A REALIDADE IMPÕE UMA ADMINISTRAÇÃO DE NÍVEL DE ESTOQUE QUE É TRANSFORMADA EM INDICADORES DE EFICIÊNCIA ATRELADO AO DESEMPENHO DA ALTA ADMINISTRAÇÃO, DEPENDENDO DO PORTE DA EMPRESA:

Vale ressaltar que as técnicas de Kanban, Jit, Just in Time e o avanço da logística tem possibilitado as empresas atuarem com estoques cada vez mais reduzidos. Os países da Europa são muito competitivos em gestão de estoque, devido a extensão geográfica reduzida, o que não ocorre no Brasil, onde as indústrias fabricantes se concentram em 80% no sudeste, o que obriga as outras regiões manterem estoques mais altos, além dos problemas emblemáticos das rodovias, ferrovias, portos e aeroportos do Brasil, que são sistemas logísticos não integrados, ultrapassados sem flexibilidade e dinâmica.

Uma grande evolução nos Almoxarifados ocorreu principalmente depois dos anos 90 com as práticas da Qualidade Total de 5s, CCQ e outros meios de gestão, que inclusive identificaram perdas, quando o Almoxarifado opera em baixo padrão de organização, arrumação e limpeza.

 Não há como separarmos a Administração, gestão e missão do Almoxarifado do público empresarial, pois é uma área moldada para atender necessidades dos clientes internos. Funciona como um tipo de supermercado industrial para suprir internamente as necessidades da empresa, cabendo ao órgão difundir as suas políticas corporativas a fim de atender o seu público-alvo bastante grande e diversificado na empresa, às vezes até terceiros.

Os gestores experientes de Almoxarifados sempre enfatizam:

Cuidar da Qualidade dos produtos, Prazo de validade e posição de estoque;

Liderar e responsabilizar as partes operacionais e Almoxarifado compartilhadamente  de gerirem os estoques dos itens de maior valor com a áreas de Produção, Operação e Manutenção com o objetivo de manter os estoques em níveis planejado de gestão;

Assumir a limpeza do ambiente interno e externo em alto padrão;   

Monitorar os custos do pedido, contratos de fornecimento de materiais diversos, matéria prima e insumos;

Atentar permanentemente para condições climáticas, riscos diversos etc, sobre estocagem, embalagens e logística;

As orientações e diretrizes que preconizam a Administração de Almoxarifado :

Assegurar para Administração que o material adequado esteja, na quantidade devida, no local certo, quando necessário de acordo com o cliente. Bloquear e manter um plano de iniciativa de modo que não haja divergências de inventário e perdas de qualquer natureza; preservar a qualidade e as quantidades exatas.

  • Possuir estrutura e instalações adequadas e recursos de movimentação e distribuição suficientes a um atendimento rápido e eficiente.
  • Equipar as instalações de recursos de segurança, contra incêndios e proteção ambiental, bem como tratamento e descarte de resíduos em conformidade com as normas internas e legislação

As atividades de operação de almoxarifados são basicamente:

  • Fazer o Controle físico e contábil,
  • Planejar a força de logística interna de receber, armazenar materiais em geral e matéria prima, seguindo os padrões técnicos por zoneamento especifico, família de código de materiais em conformidade com a natureza de lay out e instruções de segurança de movimentação de carga de forma otimizar espaço e dinâmica de fluxo;
  • Aprimorar a identificação dos riscos inerentes a Administração, expedição de destinação de materiais, inclusive acidentes pessoais, impessoais e falta de materiais, matéria prima e segurança de estocagem evitando perdas e desperdícios;
  • Disponibilizar, Expedir e Entregar materiais de forma ágil;
  • Fazer a Gestão, controlar e organizar documentos gerados, processados e não processados e atuar em medidas preventivas e corretivas;.
  • Pesquisar as melhores práticas, adotar procedimentos e propor melhorias compartilhadas com as áreas operacionais para redução de estoques, depuração, qualificação, classificação, disponibilização para venda de inservíveis e sucatas. Realização de Inventários Periódicos com foco comparativo de estoque físico e contábil e a gestão de ajustes, quando necessário.

A RELAÇÃO COM A SUSTENTABILIDADE E TRATAMENTO DE RESÍDUOS SÓLIDOS E GERAÇÃO DE RECEITAS:

Tenho experiência de Tratamento de resíduos sólidos faz 11 anos, e de lá para cá; o papelão, óleo, borrachas, madeira, plástico e sucata, principalmente cobre, e os inservíveis como máquinas , equipamentos, veículos etc. viraram dinheiro. Já vi casos de uma receita de R$ 5,2 milhões, revertido par compra de empilhadeira, o jogo de prateleiras das zona A,B,C etc, veículo, caminhão munck e uma sala de treinamento interno exclusivo para o Almoxarifado com muito conforto e tecnologia oriundos destas receitas. A área Corporativa de Controle de Opex e Capex - Depto de Contabilidade Orçamente e Custo, foi autorizada pelo Conselho de Administração para considerar formalmente esta geração de receita, e há uma conta deste histórico, para usar em Projetos do Almoxarifado. O objetivo maior é criar o Almoxarifado auto suficiente, o que é talvez uma missão impossível, porque a diretriz da Gestão Sustentável é reduzir a geração de resíduos. Mas isto não desanimava as pessoas do setor. Todos crescem e ajudam o planeta com estas boas práticas e modernas dos Almoxarifados.

Quanto as pessoas para operação de um Almoxarifado é imprescindível:

 A inclinação e visão de acuracidade, para atividade de controle, arrumação, custo, desperdício zero, sentimento de dono, honestidade, disciplina, inteira confiança, disponibilidade, pro atividade e iniciativa permanente de melhoria contínua. Deve ter no mínimo a escolaridade de curso técnico, ter ciência dos riscos da área e estar devidamente treinado em segurança e meio ambiente. Gostar de pesquisas e atendimento ao público da empresa, espírito de equipe e melhoria continuada.Em síntese buscar a eficiência em liderança, pessoas, processo e tecnologia.