Introduction à la 'meetologie'

Introduction à la 'meetologie'

Même si de nombreuses organisations tentent d’en limiter le nombre, les meetings restent au cœur du métier de consultant ... Mieux vaut s’y préparer! Click here for the English version


Les meetings ne sont pas juste un groupe de personnes discutant dans une salle de réunion. Menés à bon escient, ce sont des moments importants, qui requièrent la mise en place d’actions et de techniques spécifiques à plusieurs niveaux:

  • Forme
  • Objectifs
  • Participants et contributions 
  • Processus


Les meetings peuvent prendre plusieurs formes, selon que vous vouliez ou puissiez participer ‘en chair et en os’.             

Les nouvelles technologies ont fondamentalement transformé la 'meetologie', en permettant de rassembler de façon simple, rapide et opérationnelle des personnes dans le monde entier, via conf-call, web-call ou phone-call.

Attention toutefois à ne pas oublier qu'en matière de communication, le son et l'image sont importants dans la transmission des messages. Rien de ne vaut un meeting en personne pour pouvoir capter l'ensemble des signaux transmis par vos interlocuteurs, depuis les postures jusqu'aux micro-expressions et intonation, parfois moins facilement perceptibles à travers un écran et un micro.


Les meetings ne sont pas des occasions pour socialiser et les participants poursuivent généralement l’un de ces 4 objectifs:

  • Partager: transmettre ou échanger des informations
  • Décider: choisir entre différentes options, définir des mesures ou des actions à mener
  • Résoudre: trouver des solutions ou des réponses 
  • Vendre: pitcher, présenter une offre ou conclure une vente
En fonction des objectifs qu'ils poursuivent, les meetings peuvent appartenir à une grande diversité de catégories, chacune d'entre elle mettant en jeu des techniques et des compétences particulières:


Cliquer pour une présentation détaillée de chaque type de meeting 


Pour être productifs, les meetings requièrent généralement 4 types de participants et de contributions, qui sont toutes d’égale importance et doivent donc à ce titre être traitées avec la plus grande attention :

  • Président(e): le président est responsable de l'atteinte des objectifs du meeting -> ce rôle est généralement assuré par une personne rodée aux techniques d'animation adaptées à la catégorie de meeting. Toute réunion se doit d'avoir un président / animateur pour éviter de tomber dans le désordre, voire l'anarchie
  • Secrétaire: le secrétaire de séance est la cheville ouvrière du meeting puisqu'il est chargé de l'initier, le préparer et bien souvent d'en assurer la formalisation et le suivi. Il s'agit donc là d'un rôle clef, le président / animateur n'ayant souvent pas le temps matériel de se charger de toutes ces étapes. Dans le cadre d'une mission de conseil, ce sont généralement les consultants les moins expérimentés qui jouent ce rôle de 'secrétaire' de séance, en se fondant sur les travaux réalisés par la totalité de l'équipe
  • Participants: les participants, issus des rangs du client comme du cabinet de conseil, assistent au meeting, écoutent, contribuent aux échanges et aux discussions qui y sont tenues. Ils ne se contentent néanmoins pas de cela: en toute logique, et même si c'est loin d'être toujours le cas, ils préparent le meeting avec leurs équipes, et en prolongent les effets en appliquant les décisions et les plans d'action qui y ont été prises.
  • Assistant(e): les assistant(e)s du client ou du cabinet peuvent avoir un rôle très important à jouer en support logistique notamment pour trouver un créneau, un lieu et effectuer toutes les réservations utiles. Ces aspects logistiques sont à suivre avec attention car les clients, souvent très occupés, ont horreur de perdre du temps suite à des problèmes de réservation de salles par exemple. Lorsque aucune assistante ne peut intervenir, c'est généralement le consultant le moins expérimenté de la mission qui se charge de ces aspects.

Chacun de ces rôles doit être tenu pour garantir le succès d'une réunion, même s'il arrive assez fréquemment qu'une même personne porte plusieurs casquettes (président, secrétaire et assistant(e)).


Un meeting met enfin en jeu 4 étapes de travail, chacune faisant appel à des techniques et des savoir-faire spécifiques:




L'initiation du meeting consiste à en définir les principales caractéristiques (agenda, objectifs, participants ...) et à en lancer l'organisation (créneau, lieu ...). Cette étape est cruciale car elle permet de mettre , ou non, la réunion sur les bons rails dès le départ.

La phase de préparation, qui vient juste après, consiste à rassembler les informations, les analyses pertinentes pour le meeting et à les formaliser en un support. Dans le cadre d'une mission de conseil, les meetings se nourrissent des travaux mis globalement en oeuvre dans le cadre de  la mission. Ne pas préparer une réunion, lorsqu'on est du côté organisateur, c'est se déjà renoncer à son efficacité. Lorsqu'on est du côté des participants, c'est presque aussi gênant, car on court alors le risque de perdre son temps et celui des autres.

La phase d'animation est évidemment la plus visible: il s'agit alors de mener les échanges et de maintenir l'effort collectif sur l'atteinte des objectifs du meeting et le respect des délais. C'est la phase la plus délicate, puisqu'elle requiert d'être performants à la fois sur le fond et sur la forme. Il est donc naturel pour les consultants les plus juniors, à quelques exceptions près comme les interviews, de d'abord s'occuper des deux premières étapes avant de se lancer dans l'animation.

La phase de follow-up (suivi) vient en dernier. Elle a deux objectifs essentiels: restituer / partager le fruit des discussions qui ont eu lieu lors du meeting lui-même et s'assurer que les décisions / orientations qui ont été prises ont été non seulement comprises mais également mises en oeuvre.

Respecter les quelques principes présentés plus haut ne suffisent pas forcément à garantir le succès de vos meetings. Néanmoins, les garder en tête doit vous permettre d'objectiver les 'bons' et les 'mauvais' meetings et d'améliorer votre pratique.