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El escaparate de Colgate

Para permitir que los empleados colaboren con colegas, clientes y socios en todo el mundo mientras mantienen la seguridad, Colgate-Palmolive trabajó con SADA Systems para migrar a 28,000 personas a G Suite. Más de un año después de la migración, la emoción sigue en el aire en Colgate. Los empleados están comprometidos, capacitados y no tienen prisa por quitar sus carteles de "Going Google".



Resultados de Google Cloud

Mejora la colaboración para 28.000 empleados.

• Logra una migración fácil y rápida, trasladando a 28,000 usuarios a G Suite en 6 meses

• Impulsa una rápida adopción, con el 94% de los usuarios colaborando en Google Drive y 57,000 horas de sesiones de Google Hangouts Meet en un solo mes

• Proporciona un conjunto de productividad para la colaboración continua de los empleados para impulsar la eficiencia dentro de la organización

• Mejora la productividad del usuario sin comprometer la seguridad.

The Colgate-Palmolive Company (Colgate) es una verdadera historia de éxito en los Estados Unidos de cómo un pequeño negocio de jabones y velas se convirtió en una de las compañías más grandes del mundo y ofrece muchas marcas conocidas en cuidado oral, cuidado personal y cuidado en el hogar. y nutrición de mascotas. Al llegar al número 182 en la lista Fortune 500 de 2017, los productos de Colgate se venden en más de 200 países y territorios, y la compañía tiene aproximadamente 38,000 empleados en más de 130 oficinas en todo el mundo.

Durante más de 200 años, Colgate ha trabajado para hacer del mundo un lugar mejor mediante la introducción de productos que ayuden a las personas a llevar vidas más saludables y felices. Desde el desarrollo de un enjuague bucal para prevenir la acumulación de sarro hasta mejorar la efectividad del blanqueamiento de la pasta dental con su marca Optic White, Colgate se basa en una rica herencia de innovación.

La compañía también brinda devoluciones a las comunidades a las que sirve, brindándoles a los niños exámenes dentales gratuitos y educación sobre salud oral a través de su programa Colgate Bright Smiles, Bright Futures. El programa Manos Limpias, Buena Salud de Colgate en el Pacífico Sur y otras regiones trabaja para alentar a los niños a lavarse las manos al proporcionarles recursos educativos para el lavado de manos.

Para crecer de manera rentable y responsable en el siglo XXI, Colgate debe innovar constantemente con nuevos productos y mantenerse al día con un panorama cambiante para los bienes de consumo envasados. Para la mayoría de la fuerza laboral de Colgate, la colaboración con compañeros de trabajo y socios es muy importante, y todos los departamentos (TI, adquisiciones, I + D, mercadotecnia, cadena de suministro, finanzas y recursos humanos) deben unirse para que la empresa los cumpla.


Buscando una ventaja de productividad

Como una organización basada en estándares, Colgate busca mantener a sus socios estratégicos de TI a largo plazo y mantener sistemas y procesos consistentes en todas las regiones. En 2015, la compañía decidió que era hora de modernizar su enfoque de colaboración.

Colgate aprovecha muchos equipos multifuncionales y multifuncionales para realizar el trabajo. La empresa necesitaba la flexibilidad que solo la colaboración basada en la nube podría proporcionar. También quería una suite de productividad que los empleados actuales y futuros adoptarían, y que ofrecería regularmente nuevas características sin requerir la participación de TI para la actualización.

"Nos propusimos encontrar un conjunto de herramientas fácil de usar que respaldaría la innovación en nuestros equipos y cambiaría fundamentalmente lo que las personas podrían lograr", dice Mitch Cohen, Gerente Senior de Servicios de Colaboración en Colgate-Palmolive, quien se ocupa de todas las herramientas de colaboración y productividad. utilizado a nivel mundial. "Queríamos una solución que a la gente le encantaría usar, y algo que sabíamos que podría ayudar a nuestra compañía en los próximos 20 años o más".

"G Suite se destacó porque es realmente un conjunto de herramientas integrado, con inicio de sesión único y un directorio. G Suite está diseñado para la nube, sin legado local. Sentimos que Google continuaría siendo el mayor innovador en colaboración en la nube y un socio con el que podríamos crecer ”. - Mitch Cohen, Gerente Senior de Servicios de Colaboración, Colgate-Palmolive

Para identificar lo que se requería de sus herramientas de colaboración, Colgate creó un equipo multifuncional que incluía representantes de infraestructura y operaciones, administración de sitios, redes y seguridad. Después de entrevistar a los empleados y analizar los flujos de trabajo de colaboración existentes, el equipo finalizó una lista de las 10 principales necesidades de los usuarios finales, incluida la capacidad de almacenar archivos en una única ubicación, realizar reuniones de video cara a cara y minimizar el tiempo dedicado a iniciar sesión en diferentes herramientas. .

Colgate debatió si adoptar un conjunto de colaboración o utilizar varios productos independientes, finalmente decidiendo el enfoque anterior. "Queríamos evitar la gran inversión en el tiempo y los costos que lleva administrar el software a tiempo completo", dice Mitch. "Queríamos un sistema que permitiera a los empleados trabajar sin problemas en un entorno integrado".

Colaboración construida para la nube.

"Dado que Google piensa de manera integral sobre la seguridad de la nube, nos beneficiamos al eliminar la necesidad de parchear y evitar que las aplicaciones de productividad pongan en peligro nuestro ecosistema". - Tim Booher, CISO, Colgate-Palmolive

Colgate se asoció con SADA Systems, un socio de Google Cloud Premier, para aprovechar su experiencia sobre cómo llevar a cabo una migración exitosa a una suite de productividad en la nube. Trabajando en estrecha colaboración con Google, las tres compañías desarrollaron un plan para lanzar G Suiteand y cumplir con los requisitos de colaboración y seguridad de Colgate.

“Al final, elegimos Google por tres razones principales. G Suite se destacó porque es realmente un conjunto de herramientas integrado, con inicio de sesión único y un directorio. G Suite está diseñado para la nube, sin un legado local ”, dice Mitch. “También sentimos que Google continuaría siendo el mayor innovador en colaboración en la nube y un socio con el que podríamos crecer. Finalmente, después de un análisis cuidadoso, nos sentimos más cómodos con la seguridad de G Suite ".

Tim Booher, Director de Seguridad de la Información de Colgate-Palmolive, agrega: “Dado que Google piensa de manera integral sobre la seguridad de la nube, nos beneficiamos al eliminar la necesidad de parchear y evitar que las aplicaciones de productividad pongan en peligro nuestro ecosistema. Además, el énfasis en la seguridad de bajo nivel y los informes extensos en Google Cloud nos da suficiente confianza para enfocar a nuestro equipo de seguridad en permitir que nuestra empresa aproveche con confianza las tecnologías emergentes ".


Migración de 28.000 usuarios en 6 meses.

“Nos sentimos alentados por las respuestas positivas de los empleados cuando anunciamos que íbamos a Google. Trabajando con Google y SADA Systems, en un fin de semana de noviembre, llevamos a 23,000 usuarios en vivo y un total de 28,000 usuarios en todo el mundo en un plazo de seis meses ". - Mike Crowe, CIO, Colgate-Palmolive

Dada la importancia de permitir una colaboración eficiente y efectiva entre los equipos de Colgate en todo el mundo, la compañía trabajó con SADA Systems para delinear una estrategia para lograr la implementación más perfecta posible. Colgate trabajó con expertos en gestión del cambio en SADA para diseñar un enfoque de cuatro fases para migrar a G Suite, asegurándose de que todos los equipos internos estuvieran alineados. La compañía quería realizar la migración rápidamente, minimizando las interrupciones en el negocio y establecer una ventana de seis meses para implementar G Suite en todo el mundo.

“SADA sugirió una introducción gradual, lanzar y aprender el método, basándose en la experiencia a través de oleadas de implementación en nuestra base de usuarios global. A través de esto, afinamos nuestra capacitación y la gestión del cambio para mejorar cada ola de vida cada vez más ", dice Patty Vollmar, Directora Senior de Collaboration Services Worldwide en Colgate. “Además de la capacitación en el sitio, agregamos herramientas de referencia en línea, webcasts y material de capacitación en varios idiomas. Fue una experiencia positiva que aceleró nuestra migración a G Suite ".

En solo tres meses, Colgate hizo la transición de su organización de TI global a G Suite, comenzando con 70 empleados en los centros de servicios de TI y seguido por una segunda fase que migraba al resto de TI: aproximadamente 1,000 personas en todo el mundo. En la tercera fase, Colgate reclutó voluntarios que estaban emocionados de ser adoptadores tempranos y migraron a 4,000 usuarios durante el próximo mes. Alrededor de 900 de los primeros adoptadores se convirtieron en Guías de Google, actuaron como campeones en el campo y capacitaron a otros empleados durante el lanzamiento.

“En poco menos de tres meses, vimos a personas trabajando de manera diferente. Más del 94% de los usuarios usaban Google Drive de forma activa, con más de 57,000 horas de sesiones de Hangouts Meet en un solo mes, lo que permite a nuestros empleados colaborar en la oficina y en el móvil, conectando a nuestros equipos globales. "- Mike Crowe, CIO, Colgate-Palmolive

Los ejecutivos y sus asistentes administrativos recibieron capacitación enfocada, lo que les ayudó a adoptar G Suite a tiempo e impulsar cambios de arriba a abajo. Un fuerte apoyo de liderazgo ayudó a que la migración fuera exitosa. El liderazgo superior de Colgate se comprometió a abrazar G Suite y lideró con el ejemplo.

"Con la ayuda de SADA Systems, nuestra fecha original de Go-live nunca se mudó, y migramos a 23,000 usuarios a G Suite en un solo fin de semana", dice Mitch. “La transición fue tan perfecta como podría ser, sin interrumpir el negocio. El lunes después de la migración fue tranquilo ”.

El CIO de Colgate, Mike Crowe, agrega: “Nos sentimos alentados por las respuestas positivas de los empleados cuando anunciamos que íbamos a Google. Sabíamos que iba a ser un gran esfuerzo de gestión de cambios para ir a una nueva plataforma de colaboración. Trabajando con Google y SADA Systems, en un fin de semana de noviembre, llevamos a 23,000 usuarios en vivo y un total de 28,000 usuarios en todo el mundo en un plazo de seis meses ".

Sonrisas brillantes en todo el mundo.

Los empleados de Colgate celebraron la migración en todo el mundo, lanzaron fiestas de lanzamiento, ofrecieron concursos de G Suite con premios y vistieron camisetas y gorras "C-P is Going Google". La anticipación y la emoción en todo el mundo fue palpable, y Mike Crowe pronto comenzó a recibir correos electrónicos positivos de los empleados. El aporte de los empleados varió desde el enfático "gracias a ustedes" hasta las personas que hablan sobre lo entusiasmados que estaban de tener formas nuevas y familiares de trabajar juntos con equipos dentro y fuera de la empresa.

"En poco menos de tres meses, vimos a personas trabajando de manera diferente", dice. "Más del 94% de los usuarios usaban Google Drive de forma activa, con más de 57,000 horas de reuniones de Google Hangouts se realizaron en solo un mes, lo que permite a nuestros empleados colaborar en la oficina y en el móvil, conectando a nuestros equipos globales. También vimos una captación más rápida de Google Slides, Sheets y Docs de lo esperado ".

Reimaginar productividad e innovación.

G Suite no solo puede ayudar a mejorar la calidad y el tiempo de comercialización de los productos de Colgate, sino que también puede ahorrar tiempo y costos en la colaboración habitual, al tiempo que aumenta el compromiso de los empleados con clientes, colegas y socios.

Usando Diapositivas, los empleados de diferentes partes del mundo pueden coeditar y hacer presentaciones. Google Forms facilita que los usuarios no técnicos recopilen respuestas y rellenen las Hojas con los datos. "La gente aprecia la simplicidad de Sheets", dice Mitch. “Con Explorar en hojas, todos pueden aportar datos a sus decisiones. Los usuarios solo pueden escribir una pregunta y obtener una respuesta inmediata sobre sus datos ".

Notes Patty: “Los empleados de Colgate que usan las aplicaciones G Suite en sus dispositivos móviles pueden crear, administrar y aceptar reuniones más fácilmente que nunca. Unirse a una reunión de Hangout toma un clic en un teléfono inteligente, tableta o PC, realmente nos ayuda a permanecer juntos