Alberto Berroteran en LOGÍSTICA Y TRANSPORTE Selectiva, Directivos y Ejecutivos, Logística Presidente • V&LOGISTICA INTERNACIONAL 8/10/2016 · 1 min de lectura · +300

Formato de Factura Electrónica: todo ventajas si se sabe elegir

El formato de factura electrónica es el preferido por los consumidores, por su comodidad y carácter sostenible. Usar esta modalidad de facturación, en vez de la tradicional en papel, dice mucho de la empresa que hay detrás y de su enfoque customer driven, que hace que las necesidades y deseos del cliente se tomen como un asunto prioritario. Además, elegir este formato de factura conlleva importantes ventajas para el negocio, ¿las conoces?

Formato de Factura Electrónica: todo ventajas si se sabe elegir

Los cambios a mejor que trae consigo un formato de factura

Puede parecer que la transición de la facturación en papel a un formato de factura electrónico no tiene tantas implicaciones y, sin embargo, al implementar un sistema de este tipo, rápidamente, comienzan a notarse los beneficios. Uno de los motivos es la necesidad deescoger una solución que automatice el procesamiento de facturación y la recogida de los datos de entrada. Este elemento mejora los flujos de trabajo, no ya a nivel de administración y contabilidad, sino también en temas relativos al análisis y toma de decisiones puesto que:

  • Favorece la integración de la información de extremo a extremo.
  • Minimiza los errores.
  • Impulsa la agilidad de procesos y operaciones, sobre todo si garantiza funcionalidades en la nube y ofrece la posibilidad de que el trabajo se lleve a cabo en un plataforma accesible para múltiples usuarios.
  • Facilita el cumplimiento de políticas, reglas y procedimientos.

Además, el formato de factura electrónica presenta importantes ventajas para el consumidor:

  • Es inmediato, ya no hace falta esperar a recibir la factura por correo postal o junto con la mercancía adquirida.
  • El cliente puede acceder a su factura en cualquier parte, en todo momento y desde cualquier dispositivo.
  • No utiliza papel, por lo que se alinea con los principios de respeto por el medio ambiente.
  • Es más fácil de almacenar y organizar evitando que se pierda y no esté disponible para futuras consultas, algo muy habitual cuando sólo se dispone del formato de factura en papel.

    Cómo elegir una buena solución de facturación

    Cuando se trata de implementar un software de facturación en la empresa, no sólo hay que pensar en las facturas que se enviarán a los clientes, sino tener previstas las necesidades en relación con las que llegan de los proveedores.

    Así, en la selección de la solución más adecuada hay que prestar atención a cualidades como:

    • Captura eficiente todas las facturas de los proveedores. Es importante que la solución permita ofrecer una imagen exacta de la factura a todos los que necesitan verla y transforme toda la información de la factura en formatos digitales listos para su tratamiento automatizado.
  • Validación de datos de factura. Resulta muy recomendable que la tecnología nos ayude a garantizar que las facturas de los proveedores son válidas, se refieren a órdenes de compra válidas y, por tanto, son procesables.
  • Revisión de facturas emitidas. La agilidad es una prioridad en las operaciones actuales y, por eso, el software que se elija debe ayudar a que la revisión y aprobación de facturas sea rápida, eficiente y cumpla con las políticas y procedimientos aplicables.

4.Visibilidad de las facturas. El autoservicio de los usuarios de negocio es una variable a tener muy en cuenta y, por eso, el formato de factura debe adaptarse a su consulta desde cualquier dispositivo. Además, ha de hacerlo en las condiciones de seguridad adecuada y garantizando la máxima visibilidad a todas las personas con autorización de acceso, ya sea para aprobar las facturas o para resolver los problemas que surgen.